Stappenplan voor leveranciers medische hulpmiddelen

Wat is GDSN? 

GS1 biedt een oplossing voor het digitaal delen van artikeldata: het internationale Global Data Synchronisation Network (GDSN), de data-uitwisselingstandaard van GS1.
GS1 Data Source is een gecertificeerde datapool in Nederland die is aangesloten op GDSN. Leveranciers kunnen in deze datapool hun productinformatie naar het GDSN-netwerk laden en zorginstellingen kunnen die productinformatie downloaden.
 

Hoe werkt het?

Als leverancier bepaal je zelf met wie je data deelt. Met één klik op de knop kun je al jouw klanten wereldwijd van artikelgegevens voorzien. Het gaat dan bijvoorbeeld om productnaam, reiniging-, desinfectie- en sterilisatie data en informatie die nodig is voor wetgeving. Je bepaalt zelf elke zorginstanties over welke artikeldata mogen beschikken. 
Vervolgens kunnen zorginstanties de data dan downloaden in hun systemen.
Bekijk de korte animatie over GS1 Data Source.

Hoe ga je te werk?

1. Maak iemand verantwoordelijk

Vaak is er een multidisciplinair team nodig want er zijn verschillende afdelingen (en databronnen) nodig voor het delen van data via GDSN. Maak iemand verantwoordelijk en geef deze persoon tijd en budget om het proces in te richten. 

2. Meld je aan bij GS1

Voor in Nederland gevestigde leveranciers: Maak een account aan in ons klantportaal MijnGS1 en neem een abonnement voor GS1 Data Source (data publiceren). Wij nemen vervolgens telefonisch contact op en nemen het stappenplan met je door.   

Voor in andere landen gevestigde leveranciers: Neem contact op met de GS1 organisatie in jouw land. Geef je er de voorkeur aan om in Nederland aan te sluiten, neem dan contact op met GS1 Nederland.  

3. Om welke data gaat het?

In de gezondheidszorg werken we met het ECHO datamodel. In dit overzicht staat welke data(velden)  worden gevraagd, welke gegevens je in welk veld moet invoeren en welke velden verplicht zijn. 

4. Verzamel de data

Onderzoek in welke afdelingen, systemen of documenten de gevraagde gegevens beschikbaar zijn. Hoogstwaarschijnlijk is dat verspreid in de organisatie (en klinkt het makkelijker dan het is).

5. Bepaal welke oplossing je gaat gebruiken

Bepaal op welke manier jouw bedrijf de gegevens aan GS1 Data Source/GDSN aan wil leveren. Gegevens invoeren kan via een eigen applicatie, een oplossing van een implementatiepartner of via de GS1 webinterface. 

Probeer zoveel mogelijk te automatiseren en zo weinig mogelijk handmatig te doen om efficiënter te worden en fouten te voorkomen.

Eigen applicatie of implementatiepartner? 

Met een eigen applicatie of een applicatie van een implementatiepartner lever je via een 'Machine-2-Machine'-koppeling de data aan. Dit kan via XML of via een API. Wij raden aan de API te gebruiken. De voordelen en mogelijkheden zijn: 

  • Eenvoudig in gebruik, minder complexe berichtenstructuur dan XML 
  • Geen extra kosten 
  • Geen AS2- of FTPS-verbinding en software nodig 
  • Mogelijkheid aanmaken conceptartikelen 
  • Items direct publiceren aan afnemers 
  • Deleten en terugtrekken van publicaties 
  • Items ophalen, aanvullen en weer aanbieden 
  • Ophalen van de status van een artikel 
  • 24/7 bereikbaar 

Documentatie hierover en de testomgeving zijn beschikbaar (aanmelden kan via datasource@gs1.nl).

Via de GS1 webinterface? 

De webinterface is de gebruikersomgeving van GS1 Data Source. Hier kun je handmatig data invoeren. Om je wegwijs te maken kun je de e-learning volgen en instructievideo's bekijken. 

6. Data opvoeren en delen met zorginstellingen

Begin met het opvoeren van de gegevens die je beschikbaar hebt en publiceer ze naar je afnemers. Begin met een paar producten en kijk eerst of dat goed gaat. Je ontvangt van de afnemende partij een bericht of de data is aangekomen. Wil je weten naar wie je data kunt publiceren? Bekijk welke zorginstellingen zijn aangesloten. Publiceer de data ook naar GLN: GS1 Netherlands Healthcare 8712345013257.

7. Borg de kwaliteit van data in je organisatie

Zorg dat het proces voor het aanleveren en actueel houden van data is ingebed in de organisatie, want verouderde en onjuiste data kan funest zijn.  

Het GS1 Data Care programma kan helpen om inzicht te krijgen. Dit programma komt in april 2024 beschikbaar voor medische hulpmiddelen met risicoklasse III. Later volgen de andere risicoklassen.