Qualino: ‘Datakwaliteit, een klus die nooit helemaal af is’

Martijn Blom, marketing manager bij Qualino, is bij de importeur/verpakker/distributeur verantwoordelijk voor de datakwaliteit. Voor een deel houdt dit in dat hij en zijn collega's inactieve artikelen verwijderen uit GS1 Data Source en dat de data achter actieve artikelen worden gecontroleerd en/of aangevuld met nieuwe data.

Qualino is sinds 1994 actief in de import en export van 'droge' (noten, zuidvruchten, pitten en zaden etc.) en 'natte' grondstoffen (o.a. tomaten, olijven etc.) die ze sourcen uit alle werelddelen. Deze komen bij ons binnen in bulkverpakkingen. Deze grondstoffen worden bijvoorbeeld verwerkt naar koelverse olijven, tapas, tapenades, pesto's, sauzen en dips.

Certificaten

We zorgen ervoor dat deze producten in consumenten- en groothandelseenheden worden verpakt en bezorgd aan onze klanten in de retail, food service en voedingsmiddelenindustrie. Ook garanderen we de kwaliteit richting onze afnemers: we zijn BRC- en IFS-gecertificeerd en vragen deze certificaten ook van onze afnemers. Los van deze certificering controleren wij regelmatig of de kwaliteit (productintegriteit, voedselveiligheid etc.) van de leveringen overeenkomt met de specificaties. Zo kunnen wij onze klanten de garantie geven dat ze krijgen wat ze hebben besteld. Het leeuwendeel van onze producten komt onder private label op de markt. Het belangrijkste kanaal voor ons is de supermarkt. Ook beleveren we foodservice, via de groothandel, en afnemers uit de industrie, zoals groentesnijders die bijvoorbeeld noten of zuidvruchten in maaltijdsalades verwerken."

Jullie rol in het bewaken van de kwaliteit van voedingsmiddelen is duidelijk.
Geldt hetzelfde voor de kwaliteit van de achterliggende data?

"Ja; sinds dat ik ben gaan werken voor Qualino, zo'n 6 jaar geleden, was er al aandacht voor dit onderwerp binnen het bedrijf, bijvoorbeeld door productdata regelmatig te controleren. Wel is Qualino een mkb-onderneming met een sterk marktgerichte benadering. Dat betekent dat we niet iemand alleen verantwoordelijk kunnen maken voor datakwaliteit voor het gehele bedrijf. Omdat we onze activiteiten - de verwerking, verpakken en distributie - in een droge en een natte 'divisie' hebben verdeeld, zijn ook de verantwoordelijkheden voor zaken als datakwaliteit verdeeld. Deze vallen onder commercie, in mijn geval voor de droge artikelen."

Ondanks de aandacht voor datakwaliteit was er toch sprake van veel inactieve data.

"Klopt; we hadden meer dan duizend inactieve artikelen in de GS1 datapool. Nu is dat nog niet zo erg omdat deze niet meer worden gebruikt. Het is alleen wel slordig als je deze artikelen laat 'slingeren'. Het is net als op kantoor: je maakt ook regelmatig je bureau schoon omdat het geen gezicht is als je bezoek van derden krijgt. Inmiddels hebben we de meeste inactieve artikelen verwijderd. Het was een hele klus, maar we hebben het bureau zo goed als schoongemaakt."

Hoe kwamen jullie aan het grote aantal inactieve artikelen?

"Dat gaat vanzelf. We leveren een enorme variëteit aan producten en productcombinaties aan verschillende retailorganisaties. Om een voorbeeld te noemen: we leveren verschillende notensoorten apart, maar ook in mixen. Deze mixen kunnen per retailer variëren in samenstelling en/of formaten. Als deze afwijkingen groot genoeg zijn, staat er een andere barcode op. Omdat de assortimenten bij onze klanten elk jaar weer wisselen, passen we onze producten hierop aan en komen 'oude' artikelen op de 'inactieve' lijst. We zijn nu bezig met het maken van een procedure om actieve artikelen op inactief te zetten. Het is wel de vraag of we deze dan gelijk verwijderen. Het kan zijn dat een artikel weer actief wordt op het moment dat een klant of een andere afnemer het bewuste product weer opneemt in zijn assortiment."

Tot zover de inactieve artikelen; hoe staat het met de datakwaliteit van de actieve artikelen?

"We zijn momenteel druk bezig om de fouten eruit te halen. Waar het dan om gaat? Bijvoorbeeld de overeenkomst tussen de GPC-codes van een consumenteneenheid en de omverpakking. Deze komen niet altijd overeen, waardoor de inhoud van een doos niet specifiek kan worden gelinkt aan het etiket op de doos. Een andere fout is dat de hoeveelheid artikelen van een omverpakking niet meer klopt. Dergelijke fouten sluipen in het systeem omdat onze klanten vaak aparte verzoeken hebben. Neem een retailer die kleinere supermarkten heeft en liever 8 in plaats van 10 eenheden per omverpakking heeft. Dat is niet de schuld van de klant hoor. We zullen deze mutaties gewoon gedisciplineerder door moeten voeren in onze systemen."

Hoe belangrijk is datakwaliteit voor jullie bedrijf?

"Correcte productdata zijn broodnodig om de communicatie in de keten gesmeerd te laten verlopen. Dat geldt niet alleen voor logistieke data, maar ook voor consumenteninformatie. Door de opkomst van online retailing en de EU-wetgeving op dit gebied is de urgentie alleen maar toegenomen. We zien dan ook dat handelspartijen strenger toezien op correcte productdata en ons regelmatig informeren via Excel-rapportages over fouten of omissies. Bovendien heeft GS1 Nederland een programma datakwaliteit in het leven geroepen. We gaan op korte termijn meedraaien met dit programma. Zo krijgen we ook de bevestiging van een onafhankelijke partij die data controleert, over waar we staan met onze inspanningen op gebied van datakwaliteit."

Wat zijn nu de belangrijkste uitdagingen voor jullie?

"De belangrijkste uitdaging ligt zoals gezegd in de enorme hoeveelheid artikelen en bijbehorende data die we door moeten 'akkeren'. De crux is dat we elke week een aantal uren afblokken waarin we werken aan dit onderwerp. Een extra uitdaging vormen de regelmatige GS1 updates en de extra velden die we moeten vullen. Het is wat dat betreft een klus die nooit helemaal af is."

Nog handige tips voor andere leveranciers die hun data op orde willen krijgen?

"Maak het overzichtelijk en handelbaar. Wij hebben met GS1 Nederland een plan van aanpak gemaakt, waardoor je gelijk overzicht hebt. Lees de tips hieronder!"

• Eerst scheid je actieve van de inactieve artikelen
• Daarna verwijder je de inactieve artikelen
• Vervolgens controleer je de actieve artikelen met de corresponderende data in GS1 Data Source
• Tot slot voer je de verbeteringen door.