MST bespaart honderden uren met koppeling tussen ERP en GDSN
Medisch Spectrum Twente heeft zijn ERP-systeem met succes gekoppeld aan het GS1 Global Data Synchronisation Network (GDSN). Het resultaat is dat de dossiers van alle medische hulpmiddelen in het ERP-systeem nu volledig automatisch worden verrijkt met de productdata uit GDSN. Daardoor bespaart het inkoopteam van MST honderden uren tijd. “Dat we de kosten terugverdienen, is volledig vanzelfsprekend”, zegt inkoopmanager Myrthe Balke van MST, die aangeeft dat de koppeling beschikbaar is voor andere ziekenhuizen.
Sinds begin 2026 is het ERP-systeem van Medisch Spectrum Twente (MST) gekoppeld aan GDSN, dé bron voor productdata van medische hulpmiddelen. Elke keer als een medewerker van de inkoopafdeling een nieuw medisch hulpmiddel opvoert en het artikelnummer van de leverancier ingeeft, wordt achter de schermen een proces in gang gezet. Aan de hand van het artikelnummer wordt in GDSN de bijbehorende productdata erbij gezocht en volledig automatisch in het ERP-systeem gezet. “Dat voorkomt ontzettend veel communicatie over en weer met leveranciers”, vertelt Myrthe Balke, manager inkoop bij MST.
Ook als een leverancier iets wijzigt, zorgt de koppeling met GDSN ervoor dat de productdata in het ERP-systeem volledig automatisch worden geüpdatet. “Als ziekenhuis zijn we wettelijk verplicht voor elk medisch hulpmiddel een actueel productdossier bijhouden. Tot voor kort moesten we de daarvoor benodigde productdata via Excel opvragen bij leveranciers en handmatig verwerken”, licht Myrthe toe. “Straks hebben we altijd de juiste data in het ERP-systeem staan, ook als een leverancier iets wijzigt. En dat allemaal zonder daar zelf nog werk aan te hebben.”
Standaard koppeling voor alle ziekenhuizen
MST heeft naast de hoofdvestiging in Enschede nog een locatie in Oldenzaal en meerdere buitenpoliklinieken in Twente. Myrthe geeft leiding aan het inkoopteam en is daarnaast voorzitter van de inkoopwerkgroep van Santeon, het samenwerkingsverband van zeven ziekenhuizen waarbij MST is aangesloten. Vanuit haar rol binnen Santeon is Myrthe ook lid van de stuurgroep ‘Versnelling implementatie GDSN’, dat de uitwisseling van productdata in de zorgsector wil verbeteren. Eén van de maatregelen is het realiseren van standaard koppelingen tussen GDSN en de verschillende ERP-systemen.
Met de koppeling die nu in gebruik is genomen, hoopt Myrthe andere ziekenhuizen op weg te helpen. “Wij gebruiken het ERP-systeem van AFAS. MedScan is onze IT-dienstverlener die de koppeling met GDSN heeft verzorgd. Andere ziekenhuizen met dezelfde combinatie van partners, kunnen het ontwerp van onze koppeling als uitgangspunt nemen. Daardoor hoeft niet elk ziekenhuis opnieuw het wiel uit te vinden. Dat bespaart kosten en versnelt de implementatie van GDSN”, weet Myrthe.
1375 uur aan tijdsbesparing
De voordelen van een goed functionerende koppeling zijn groot. MST gebruikt circa 6000 verschillende producten, die afkomstig zijn van 250 leveranciers. Als de communicatie over productdata per leverancier 90 minuten en per product 10 minuten vergt, is het inkoopteam van MST daar in totaal 1375 uur mee bezig. Die tijd bespaart het ziekenhuis door de koppeling met GDSN, die hooguit enkele duizenden euro’s heeft gekost. “Ik heb geen volledige businesscase gemaakt, maar wel een uitwerking gemaakt op basis van uren en kosten. Dat we de kosten van die koppeling terugverdienen is voor mij volkomen vanzelfsprekend”, stelt Myrthe.
Wij moeten ervoor zorgen dat de juiste spullen op het juiste moment beschikbaar zijn. Daar willen wij onze tijd aan besteden, niet aan het continu aanvullen en verrijken van productdata in ons ERP-systeem.
Myrthe Balke
De baten zitten niet in de besparing op menskracht, legt Myrthe uit. Integendeel, de inkoopmanager van MST heeft alle mensen hard nodig. “Door de schaarste in de markt en allerlei andere leveringsrisico’s is de druk op het inkoopteam groot. Wij moeten ervoor zorgen dat de juiste spullen op het juiste moment beschikbaar zijn. Daar willen wij onze tijd aan besteden, niet aan het continu aanvullen en verrijken van productdata in ons ERP-systeem. Zeker niet als dat volledig geautomatiseerd kan worden.”
Myrthe benadrukt dat de businesscase niet het belangrijkste onderwerp zou moeten zijn van de discussie over de koppeling met GDSN. “De inkoopteams van de meeste ziekenhuizen vrij klein zijn, hun tijd is maar beperkt. De vraag is hoe je die tijd het beste kunt besteden. Dat is in mijn ogen door te faciliteren dat de zorgmedewerkers hun werk kunnen doen. Als we hen kunnen ontlasten door bovenop de inkooporders te zitten en de spullen op tijd binnen te krijgen, doe ik dat liever dan het beheren van productdata.”
Datakwaliteit gewaarborgd
Het maken van de koppeling was relatief eenvoudig en binnen drie maanden gebeurd. “Met MedScan beschikken we over een partner met veel kennis over GDSN. Daardoor was de technische koppeling vrij snel tot stand gebracht”, beaamt Myrthe. “De meeste tijd hebben we besteed aan de vraag hoe we de koppeling precies willen inzetten. Dat heeft geleid tot een aantal nieuwe processen in het ERP-systeem. Een voorbeeld is het proces waarbij de productdata van een nieuw artikel automatisch worden aangevuld met de data uit GDSN.”
Veel ervaring heeft MST nog niet met de koppeling. “Daarvoor is de tijd te kort, de koppeling is nog maar een paar dagen live. Maar wat ik tot nu toe ervan gezien heb, ziet er heel goed uit”, weet Myrthe. “We verwachten nu echt plezier te krijgen van ons abonnement op GDSN. We hebben in dat jaar gezien dat er behoorlijk wat verschillen zaten tussen onze database en de data in GDSN. Nu de koppeling een feit is, is de datakwaliteit veel beter gewaarborgd. Dat is het allerbelangrijkste, want in de zorg draait alles om zekerheid.”
Leveranciers aan zet
De bal ligt nu bij de leveranciers van medische hulpmiddelen. “Bijna alle ziekenhuizen in Nederland begrijpen inmiddels het belang van een juiste koppeling met GDSN en het interne systeem. Op dit moment heeft 82 procent van de ziekenhuizen zich aan het volledig gebruik van GDSN gecommitteerd”, weet Myrthe. “Nu wordt het tijd dat ook de leveranciers aanhaken. Samen met alle inkoopkoepels gaan we het gesprek met hen aan. Zolang zij hun productdata niet in GDSN zetten, heeft een koppeling met het ERP-systeem minder waarde. Want dan hebben we nog steeds twee processen naast elkaar voor productdata.”