Noordwest Ziekenhuisgroep: data delen via GDSN een must

Voordat Jordy Stam als inkoper bij Noordwest Ziekenhuisgroep belandde, werkte hij bijna vijf jaar bij Sony. Daar ervaarde hij hoe waardevol het is om data te delen met ketenpartners. “Eén keer per dag ontvingen we bijvoorbeeld de kassagegevens van winkelketens, die we gebruikten om automatisch de winkelvoorraden aan te vullen”, vertelt Stam. “Het delen van productdata was bij Sony in zo’n verregaande mate gedigitaliseerd, dat ik schrok toen ik in de zorgsector belandde.”

“De snelweg ligt er al”

Binnen Noordwest Ziekenhuisgroep, met ziekenhuizen in Alkmaar en Den Helder, ontdekte Stam dat bijna alle data nog handmatig werd ingevoerd. Dat is niet alleen uiterst inefficiënt, maar levert ook fouten op. “Ik had verwacht dat digitalisering al wat verder was doorgevoerd”, zegt Stam. “Het bleek al snel dat we met Noordwest Ziekenhuisgroep geen uitzondering vormen. Het eenduidig vastleggen en delen van productdata is zorgbreed een uitdaging.”

Stam wijst ook op de levensmiddelensector, waar bedrijven als Albert Heijn en Unilever al jarenlang de standaarden van GS1 gebruiken om productdata te delen. “Waarom lukt dat in de zorg niet? De snelweg ligt er al, alle ziekenhuizen zijn daarop aangesloten. We moeten die snelweg alleen nog gaan gebruiken. De kosten kunnen het probleem niet zijn. Als niemand meer handmatig data hoeft in te voeren, is de businesscase voor elk ziekenhuis snel gemaakt. En dat geldt ook voor leveranciers van medische hulpmiddelen.”

Kip-en-ei-verhaal doorbreken

Inmiddels is Stam opgeklommen tot hoofd inkoop binnen Noordwest Ziekenhuisgroep. Toen zijn collega René Dullaart van Erasmus MC de zorgsector opriep om vaart te maken met het digitaal delen van productdata via het Global Data Synchronisation Network (GDSN) van GS1, besloot hij in actie te komen. “Wat we steeds opnieuw horen, is het kip-ei-verhaal. Leveranciers sluiten niet aan omdat ziekenhuizen geen gebruik maken van GDSN. En ziekenhuizen doen niet mee omdat leveranciers geen productdata erin zetten. Die impasse proberen we nu te doorbreken, zodat we met GDSN één centrale en gestandaardiseerde databron voor medische hulpmiddelen in de zorg kunnen creëren.”

Dat doet Stam niet alleen, maar samen met zijn collega’s van mProve, een samenwerkingsverband van zeven topklinische ziekenhuizen. Hij is daarnaast lid van de stuurgroep digitalisering van Zorg Inkoop Netwerk Nederland (ZINN) en de aanjager van het digitaliseren van processen in de zorg. Het delen van productdata is een voorbeeld daarvan. “We hebben het project Versnelling Implementatie GDSN op opgezet, waarin we optrekken met GS1 , NFU, NVZ, Santeon, IAZ en ZINN. Met Barbara Michels hebben we gezamenlijk een projectleider aangesteld, die alle ziekenhuizen langs gaat om hen te overtuigen aan de slag te gaan en zonodig uitleg te geven en vragen te beantwoorden. Alles en iedereen staat klaar om ziekenhuizen verder te helpen met het volledig en optimaal inzetten van GDSN.”

Praktische uitdagingen

Het verhaal richting ziekenhuizen is duidelijk. Met een aansluiting op GDSN hoeven ze geen Excel-formulieren meer naar leveranciers te sturen en hoeven ze de ingevulde formulieren niet meer handmatig te verwerken. Ze kunnen de productdata eenvoudig in hun eigen IT-systemen laten lopen. “Toch lopen we nog tegen allerlei praktische uitdagingen aan. Zo geven sommige ziekenhuizen aan dat ze pas later tijd hebben voor GDSN, omdat ze nu bezig zijn met bijvoorbeeld de uitrol van een nieuw ERP-systeem. Ook geen probleem, maar weet dan wel dat we de standaarden van GS1 aanhouden, want daarmee kunnen we alles ontsluiten wat we willen. Implementatie van een nieuw ERP-systeem is een goed moment om de koppeling met GDSN meteen mee te nemen.”

Wat de koppeling met GDSN betreft: ook op dit punt vindt een versnelling plaats. “Sommige ziekenhuizen willen hun ERP-systeem direct aan GDSN koppelen, andere maken gebruik van een extra schakel”, weet Stam. “Wij hebben nu een proof-of-concept opgezet, waarin we een aantal basiskoppelingen implementeren en testen bij koploperziekenhuizen, zodat die klaar zijn voor gebruik. Als een ander ziekenhuis met hetzelfde systeem dan wil starten of het gebruik van productdata uit GDSN wil uitbreiden, hoeft die koppeling niet eerst gebouwd te worden. Dat scheelt weer tijd.”

In gesprek met leveranciers

Nu nadert het moment dat ook leveranciers van medische hulpmiddelen moeten versnellen, zodat de datapool daadwerkelijk wordt gevuld. “Veel leveranciers zijn al aangesloten, maar nog lang niet allemaal. Leveranciers die nog ontbreken, willen we ook in het versnellingsproject meenemen. We gaan graag het gesprek aan om te horen wat zij nodig hebben voor aansluiting op GDSN. We kunnen hun vragen beantwoorden en hun zorgen wegnemen”, legt Stam uit. “Het gaat in ieder geval niet om prijsinformatie. Leveranciers hoeven niet bang te zijn dat die op straat komt te liggen. GDSN is alleen bedoeld voor niet-commerciële productdata.”

Alleen Noordwest Ziekenhuisgroep heeft al 1500 leveranciers. Stam benadrukt dat het niet de bedoeling is om die één voor één te overtuigen om deel te nemen. “Het fijnst zou zijn als we kunnen afspreken dat het digitaal delen van productdata wordt opgenomen in de inkoopvoorwaarden. We willen gewoon dat alle leveranciers GDSN gaan gebruiken. Dat is ook in hun eigen voordeel. Dan hoeven ze hun productdata nog maar één keer in te vullen, waarna iedereen ze kan gebruiken.”

Minder kostenverspilling

Gebruik van GDSN zou een no-brainer moeten zijn. Stam wijst op de oplopende zorgkosten. “De zorgkosten die we maken, moeten zo veel mogelijk ten goede komen aan de zorg voor patiënten en zo min mogelijk aan ondersteunende diensten. Het handmatig invoeren van data veroorzaakt in feite een kostenverspilling. Kijk ook naar de controleprocessen die we noodgedwongen moeten optuigen. Misschien zijn het geen vier, maar zes of acht ogen die erop toezien dat het juiste middel voor de juiste patiënt wordt gebruikt. Dat zou niet nodig moeten zijn als we de processen met behulp van betrouwbare productdata zo kunnen inrichten, dat fouten maken niet meer mogelijk is.”

Stam sluit af met een oproep aan zowel ziekenhuizen als leveranciers. “Gebruik van GDSN is geen optie meer, maar noodzaak. Samen kunnen we zorgen voor een betere data-uitwisseling in de zorg. Het is nu tijd om te versnellen.”

Met het versnellingsproject wordt gewerkt aan een stevig fundament voor betrouwbare zorgdata door implementatie van het Global Data Synchronisation Network (GDSN). Dit project is een samenwerking tussen:

•      NVZ / NFU / IAZ / mProve / Santeon

•       Zorg Inkoop Netwerk Nederland (ZINN)

•       Leverancierskoepels en leveranciers medische hulpmiddelen

•       Partners zoals implementatiepartijen en ERP-leveranciers

•       Beroepsorganisaties zoals LNAG en VDSMH

Lees meer informatie over het GDSN versnellingsproject op onze website.