De meest voorkomende vragen op administratief gebied
Staat uw vraag hier niet bij? Neem contact op met customer support en we helpen u graag.
Ik ben een nieuwe klant en wil artikelcodes aanmaken
Login op MijnGS1, ga naar ‘mijn artikelcodes’ en kies 'artikelcodes aanmaken'.
Wilt u meerdere artikelcodes tegelijk opvoeren?
- Download een Excel bestand uit MijnGS1 in 'Mijn artikelcodes' en vul nieuwe regels in met de relevante productgegevens.
- De volgende velden zijn verplicht: Status, Productclassificatie, Gaat naar de consument, Productomschrijving en Taal van de productomschrijving.
- Tijdens het uploaden van het bestand worden de artikelnummers aan de artikelen toegekend.
- De Excel kunt u uploaden via 'kies een actie'.
Waarom moet ik al die gegevens aanleveren?
Met de enorme vlucht van online verkopen is unieke identificatie essentieel geworden. De markt, waaronder de verkoopplatformen zoals bol.com, wil graag verifiëren welk artikel bij welke barcode hoort. Ook leveranciers willen graag kunnen aantonen dat een barcode bij hun product hoort. Daarnaast eisen consumenten en handelspartners (o.a. retailers en marktplaatsen) betrouwbare productinformatie.
GS1 heeft om deze twee redenen een wereldwijd register ontwikkeld waarin in de toekomst alle actieve artikelcodes die zijn uitgegeven te vinden zijn. Ook uw codes!
We ontwikkelen op dit moment een applicatie waarmee dit mogelijk is. Zie ook Verified by GS1.
Wat is het verschil tussen ‘concept’ en ‘actief’?
Wanneer u een artikel als ‘concept’ opslaat, kunt u alle gegevens nog wijzigen. Zodra een artikel ‘actief’ wordt gemaakt, kunt u de productomschrijving en de GPC (Global Product Classification is er om producten eenduidig in categorieën in te delen) niet meer aanpassen.
Je kunt wel een productomschrijving in een andere taal toevoegen. In de toekomst (waarschijnlijk eind dit jaar) zullen de artikelen met status actief zichtbaar zijn in 'Verified by GS1'.
Waarom zou ik iets op ‘non-actief’ zetten?
Dit kan handig zijn voor uw eigen administratie. Een artikel blijft in 'Verified by GS1' staan, ook als het op non-actief staat.
Hoe maak ik een locatiecode (GLN)?
Na het inloggen en te klikken op ‘Mijn artikelcodes aanmaken’ vind u bij Handige links een link naar een document waarin uitgelegd wordt hoe een locatiecode (GLN) en een SSCC (GS1 verzendcode) kunnen worden opgebouwd.
Waarom zie ik mijn foto uit GS1 Data Source niet?
De markt heeft afgesproken om in GS1 Data Source een foto in Tiff formaat op te nemen. Dit formaat kan niet op een website worden getoond. We hebben nu nog niet de mogelijkheid om de foto automatisch om te zetten naar een formaat dat wel getoond kan worden.
Wat betekent het slotje naast mijn artikelcode?
Dit betekent dat de gegevens uit GS1 Data Source komen. De gegevens in GS1 Data Source zijn leidend en kunnen alleen daar worden aangepast. Er kan een vertraging van 12-24 uur zitten in het tonen van de data uit GS1 Data Source.
Waarom zie ik mijn GTIN14 uit GS1 Data Source niet?
GTIN14 codes kunnen we op dit moment nog niet weergeven in de lijst. Dit zullen we in een volgende versie gaan realiseren.
Hoe kan ik mijn e-mailadres aanpassen?
Het is niet mogelijk om het eigen e-mailadres aan te passen bij uw accountgegevens omdat het inloggen op MijnGS1 gaat op basis van het e-mailadres.
Als u een ander e-mailadres wilt gebruiken om in te loggen, kunt u het beste een contactpersoon aanmaken met dit nieuwe e-mailadres en de rol 'Beheerder'.
Hoe kan ik andere contactpersonen toevoegen?
U kunt andere contactpersonen toevoegen via de MijnGS1 omgeving. Ga in het menu naar 'Accountbeheer' en kies vervolgens het tabblad 'Contactpersonen'.
Welke rollen zijn er in MijnGS1?
In de MijnGS1 omgeving zijn meerdere rollen:
| Rol | Omschrijving |
| Beheerder: | U kunt overal bij, u kunt contactpersonen toevoegen, rollen toekennen en het beheren van artikelcodes (voor afnemers van de kleinere barcodepakketten) (alleen met deze rol kunt u producten bestellen). |
| Financieel: | U kunt de omzetverificatie doen en facturen online betalen. Tevens kunt u bedrijfsgegevens aanpassen. |
| Basisfuncties: | U kunt de basisfuncties van MijnGS1 gebruiken, zoals het inzien van de afgenomen producten en diensten en het downloaden van alle codes waar uw organisatie de beschikking over heeft. |
| Datakwaliteit beheerder: | U kunt werken met het DatakwaliTijd 2.0 programma (alleen van toepassing bij GS1 Data Source afnemers in de levensmiddelen en drogisterij) u kunt contactpersonen toevoegen en de datakwaliteitrol toewijzen. |
| Datakwaliteit: | U kunt werken met het DatakwaliTijd 2.0 programma (alleen van toepassing bij GS1 Data Source afnemers in de levensmiddelen en drogisterij). |
Waarom moet ik elk jaar betalen?
GS1 is not-for-profit én van en voor bedrijven. Omdat u een dienst van GS1 afneemt bent u deelnemer van GS1. Met het geld van onze deelnemers kunnen wij:
- Standaarden onderhouden
- Nieuwe toepassingen voor bestaande standaarden ontwikkelen
- Nieuwe standaarden ontwikkelen
- Support bieden aan u, onze deelnemer
Wanneer kan ik opzeggen?
U kunt jaarlijks voor 1 december, na betaling van eventueel openstaande facturen, opzeggen.
Uw deelname beëindigt dan per 1 januari van het volgende jaar.
Hoe kan ik opzeggen?
U kunt uw deelname bij GS1 Nederland per mail opzeggen.
Stuur een mail naar bo@gs1.nl o.v.v. uw bedrijfsnaam en relatienummer. Vermeld ook de reden en contractnummers die u wilt opzeggen.
Waarom vraagt GS1 om mijn jaaromzet?
Uitgangspunt voor de indeling in omzetcategorie is dat hier een zogenaamd draagkrachtprincipe aan ten grondslag ligt. Dit houdt concreet in dat hoe meer omzet een bedrijf heeft, des te breder de schouders zouden zijn en dus een hogere bijdrage in rekening gebracht wordt. De omzet dient als grondslag voor de jaarlijks verschuldigde vergoeding.
De kosten voor omzetafhankelijke GS1 diensten (zoals codepakketten, EDI en GS1 Data Source) zijn ingedeeld in omzetcategorieën.
De omzetcategorie waar u in valt, is afhankelijk van de jaarlijkse totaalomzet van uw onderneming (of het aantal beschikbare bedden in uw zorginstelling).
Jaarlijks (meestal in september) vraagt GS1 om uw totale jaaromzet van het laatst verstreken boekjaar op te geven.
Bij niet voldoen aan dit verzoek zult u voor de eerstvolgende jaarfactuur (te ontvangen in januari van ieder jaar) in de eerst hogere omzetcategorie worden ingedeeld (conform artikel 1.10.1 Algemene Voorwaarden GS1 Nederland BV). GS1 Nederland is een not-for-profit organisatie.
Wat betekent 'pro-rato' op mijn factuur?
Naar evenredigheid, naar verhouding.
Dat betekent dat het aantal maanden van het jaar die al verstreken zijn, in mindering worden gebracht op uw factuur.
Welke onderdelen bevat de factuur?
De eerste factuur bevat:
- Entreebijdrage: Eenmalige aanmeldkosten voor elke dienst die u bij GS1 afneemt.
- Jaarlijkse bijdrage: De jaarlijkse kosten van januari t/m december.
- Pro-rato: Naar evenredigheid, naar verhouding. Dat betekent dat het aantal maanden van het jaar die al verstreken zijn, in mindering worden gebracht op uw factuur.
Vervolgens ontvangt u elk jaar de jaarlijkse bijdrage.
Hoe weet ik of de omzetverificatie goed is aangekomen?
U heeft voor de MijnGS1 omgeving de rol 'Beheerder' of 'Financieel'. Als in MijnGS1 het menu-item 'Omzetverificatie' niet meer zichtbaar is dan heeft u per e-mail al eerder een bevestiging ontvangen.
Ook kunt u zien bij het menu-item 'Mijn account', tabblad 'Bedrijfsgegevens' of uw verificatie in behandeling is. Deze melding verdwijnt na acceptatie van uw verificatie en ontvangt u een bevestiging per e-mail.
Waarom moet ik mijn omzet opgeven, de jaarrekening wordt toch ook bij de kamer van Koophandel gedeponeerd?
U heeft inderdaad een jaarlijkse deponeringsplicht bij de Kamer van Koophandel, echter u bent niet altijd verplicht om daar ook een resultatenrekening te deponeren.
Daarom hebben wij niet de benodigde informatie om te kunnen beoordelen of u in de juiste omzetcategorie bent ingedeeld. Vandaar dat wij jaarlijks de opgave bij onze klanten opvragen.
Waarom wilt u mijn omzet weten?
Bij het aangaan van de overeenkomst voor het afnemen van een of meer van standaarden van GS1 Nederland, bent u akkoord gegaan met de Algemene Voorwaarden. Hier staat in dat wij de jaarlijkse bijdrage in rekening brengen op basis van de omzet van de onderneming.
De omzet is dus bepalend voor welk tarief wij in rekening brengen. Uitgangspunt voor de indeling in omzetcategorie is het zogenaamde draagkrachtprincipe. Dit houdt concreet in dat hoe meer omzet een bedrijf heeft, des te breder de schouders zouden zijn en dus een hogere bijdrage in rekening gebracht wordt. GS1 Nederland is een not-for-profit organisatie.
Wat moet ik als onderbouwing van mijn omzet opsturen?
Om de indeling in de juiste omzetcategorie te kunnen beoordelen, vragen wij u om een onderbouwing van uw omzet. Wij willen graag uit uw laatst bekende jaarrekening of, wanneer deze nog niet is opgemaakt, uit uw financiële administratie een specificatie ontvangen van de totaaljaaromzet. Het gaat hier niet alleen om de omzet die u met het gebruik van een onze standaarden genereert, maar om de totaalomzet van uw onderneming ongeacht hoe deze omzet gegenereerd is.
Wij behandelen uw opgave alleen voor het doel om te kunnen beoordelen of u in de juiste omzetcategorie bent ingedeeld.
Hoe kunt u deze informatie onderbouwen?
- Met uw laatst bekende jaarrekening.
- Het mag een kolommenbalans zijn waaruit de meest recente jaaromzet blijkt.
- Een lijst van factuurbedragen excl. BTW in het betreffende jaar.
- Een totaaltelling van de grootboekrekeningen waaruit de totaalomzet van de onderneming blijkt.
Uiteraard behandelen wij uw omzetgegevens met strikte vertrouwelijkheid
Ik kan geen PDF maken van mijn Excel / Word bestanden
U kunt online een PDF maken van uw bestand. Zoek bijvoorbeeld op Google naar een (gratis) online dienst.
De knop om uw gegevens op te slaan wordt niet actief
Controleer goed of u alle gegevens die verplicht zijn heeft ingevuld. Verplichte velden zijn:
- Nieuwe omzetcategorie
- Bewijsstuk in PDF-formaat van uw omzet
- Factuur e-mailadres
- Bevestiging dat u uw gegevens naar waarheid heeft ingevuld
In de brief staat een contactpersoon die hier al niet meer werkt. Hoe kan dat?
De contactpersoon die in de omzetverificatiebrief wordt vermeld, is bij ons bekend als het aanspreekpunt voor GS1 / de hoofdcontactpersoon van uw organisatie.
Onze excuses als dit niet meer juist is. We verzoeken u vriendelijk om contact op te nemen met Customer Support om dit te corrigeren.
Ik wil met een andere contactpersoon/ e-mailadres inloggen voor de omzetverificatie. Wat moet ik doen?
De contactpersoon die in de omzetverificatie e-mail wordt vermeld, kan andere accounts activeren. Diegene logt in in MijnGS1 en kent (nieuwe) rollen toe. Contactpersonen met de rol 'Beheerder' of 'Financieel' kunnen de omzetverificatie doen.