Veelgestelde vragen over GS1 Data Source

Wij adviseren u om eerst dit stappenplan te lezen. In dit stappenplan staat een uitleg over hoe u met de GS1 datapool aan de slag kunt.

Ja, dit is wat we 'machine-to-machine' noemen. Het is mogelijk om uw interne database te verbinden met het GS1 datapool. Neem contact met ons op via dhz@gs1.nl en wij sturen u informatie en brengen u in contact brengen met onze technische partner.

U kunt via implementatiepartner zoeken een partner selecteren die u kan helpen bij de implementatie van de GS1 datapool.

Meld u aan hier aan voor de nieuwsbrief voor de doe-het-zelf-, tuin- en diersector. 

Neem contact op met GS1 Nederland om de rapportage te activeren. De rapportage kan alleen gevuld worden als u de artikeldata van uw actieve assortiment dat u aan uw klanten levert aan de GS1 Nederland datakwaliteitcontrole (GLN 8712345012021) vanuit de doelmarkt Nederland heeft gepubliceerd.

In MijnGS1 kunt u zelf de vulgraadrapportage beheren. We geven hierbij graag een paar voorbeelden:

Hoe kan ik checken wie binnen mijn organisatie de GS1 e-commerce vulgraadrapportage heeft ontvangen?
Via MijnGS1, tabblad 'Databeheer – rapportage contactpersonen' kunt u raadplegen wie de vulgraadrapportage automatisch ontvangen. Alleen degene die de rol van beheerder heeft kan contactpersonen toevoegen en wijzigen. Binnen uw organisatie kunnen maximaal twee personen aan deze rapportage gekoppeld worden. Als u niet weet wie bij u de beheerder is van MijnGS1, dan helpt onze afdeling Customer Support u graag verder.

Hoe kan ik een retailer inzage geven in mijn GS1 e-commerce vulgraadrapportage?
Via MijnGS1, tabblad 'Databeheer – Uw data delen?' kunt u zien welke retailers welke rapportages mogen ontvangen. Alleen de beheerder heeft kan hier wijzigingen in aanbrengen.

Hoe kan ik als retailer de GS1 e-commerce vulgraadrapportage van mijn leverancier ontvangen?
Retailers kunnen alleen een vulgraadrapportage van een leverancier ontvangen als deze daar toestemming voor heeft gegeven. Leveranciers kunnen via MijnGS1 aangeven welke retailers inzage mogen hebben.

• Retailers ontvangen van GS1 een e-mail dat de maandelijkse vulgraadrapportages klaar staan.
• De retailer logt in MijnGS1 in waar de vulgraadrapportages per leverancier gedownload kunnen worden.
• De retailer krijgt enkel inzicht in de vulgraadrapportage van de leveranciers die hiervoor toestemming hebben gegeven.

U hoeft niet van alles gegevens in te voeren, productinformatie van besteleenheden is vooralsnog voldoende.

U kunt dit op twee manieren doen: met een op maat gemaakte eigen koppeling tussen uw PIM-systeem of via mapping tools die al op de markt zijn. In dit document vindt u daar meer informatie over.

Nee, er is per bedrijf één gebruikersaccount beschikbaar.

Door in de webinterface in de bovenste balk te klikken op ‘Item’ en vervolgens in het drop-downmenu te kiezen voor ‘Nieuw item’.
Let op: het item wordt aangemaakt in de catalogus (NL of BE) die op dat moment is geselecteerd. Dit wordt nogmaals bevestigd in de eerste regel van het scherm dat wordt getoond voordat u het nieuwe item definitief maakt. Klik hier voor een visuele uitleg.

Ja, het Global Trade Item Number (GTIN) of artikelidentificatienummer werd voorheen EAN genoemd en is dus hetzelfde.

De webinterface wordt in de hele Benelux gebruikt. Op basis van het GS1 datamodel worden validaties uitgevoerd of de verplichte velden voor uw producten zijn gevuld. In het onderste blok van de webinterface staan die validaties.

• Bij het aanmaken van een artikel worden direct alle verplichte velden gevalideerd. Dit zijn de (basis)velden die voor alle productcategorieën verplicht ingevuld moeten worden.
• Na het invullen van het 2e verplichte veld ‘Code GPC classificatie’ worden ook alle verplichte e-commerce velden voor uw product getoond.
• In de verschillende ‘Modules’ aan de linkerzijde van de webinterface zijn ook alle optionele velden terug te vinden.

Klik hier voor een visuele uitleg.

Vul ook zoveel mogelijk optionele velden in  

Wij adviseren om naast de verplichte velden zoveel mogelijk optionele velden te vullen die van toepassing zijn op uw product. Hoe meer velden u vult, hoe meer informatie in de webshops wordt getoond. Dit betekent dat uw product beter vindbaar is. 

Ja, dat kan. Voor het aanmaken van een nieuw item met een Excel upload (import) kunt u een sjabloon gebruiken. U kunt een sjabloon maken door per productgroep (Global Product Classification (GPC)-code) de gegevens van één artikel in te voeren via de webinterface. Als u dit artikel exporteert naar Excel, kunt u dit gebruiken als sjabloon voor de overige artikelen in die productgroep.

In het Excel-document is in de cel van een kolomkop een opmerking opgenomen. Pas deze opmerking niet aan. De opmerking is een verwijzing naar het betreffende veld in de webinterface. De kolomkop zelf mag wel aangepast worden.

Klik hier voor een visuele uitleg.

Klik op de kolom in de itemlijst om deze te sorteren. Klik op de trechter naast de kolom in de itemlijst voor geavanceerde filteropties. Als de trechter naast de kolom in de itemlijst grijs is, dan is er geen filter actief. Is deze trechter geel dan is er een filter actief. Staan er twee gele filters? Dan is er een dubbel filter actief. Onder de itemlijst kunt u met de drie filtericonen de filters beheren.

Klik hier voor een visuele uitleg.

U kunt dit doen door bij het artikel in de module ‘Datums’ een einddatum beschikbaarheid (voor seizoenartikelen) of datum beëindiging productie (definitief einde van een artikel) in te voeren. Verwijder daarna in de module ‘Publish to’ alle GLN’s  en synchroniseer het artikel vervolgens opnieuw. De retailer krijgt een melding dat het artikel (tijdelijk) is beëindigd. Let op: het artikel blijft wel in de itemlijst staan.

Dit kunt u doen door in de linkerkolom ‘Modules’ naar de module ‘Publish to’ te gaan. Hier klikt u op ‘Publish to’ waar u vervolgens uit het adresboek de GLN van de datakwaliteitscontrole kunt selecteren.
Let op: geef dit bij ieder artikel aan. Vervolgens klikt u op synchroniseren en worden de artikelen ook aan de datakwaliteitscontrole verzonden.
Klik hier voor een visuele uitleg.

U kunt de (technische) status van uw artikel terugzien onder de Module ‘Bevestiging (CIC)’. Is deze module voor uw artikel niet zichtbaar? Dan heeft u (nog) geen bevestigingen ontvangen.

Klik hier voor een visuele uitleg.

Uw Excel download kunt u vinden in het scherm 'Koppelingen-Bevat' onder het tabblad ‘Taken, uitvoer’.
Klik hier voor een visuele uitleg.

Dit kunt u doen door een filter te plaatsen op de itemlijst. Bij het exporteren en synchroniseren gaat het systeem altijd uit van de op dat moment getoonde items in de itemlijst.

U kunt eenvoudig uw artikel exporteren en importeren naar de andere doelmarkt/datapool. Let er bij verzending naar Belgische retailers op dat u de TAX velden en meertaligheid aanvult. Vervolgens voegt u de GLN van de Belgische retailers toe aan ieder artikel en klikt u op synchroniseren.

Dat kunt u doen door het artikel te selecteren in de itemlijst en in de modulelijst helemaal naar beneden te scrollen en op ‘Bevestiging (CIC)’ te klikken. In dit scherm dient u het veld 'Confirmation review required' leeg te maken en deze wijziging op te slaan. Vervolgens synchroniseert u het artikel opnieuw.
Klik hier voor een visuele uitleg.

De Intrastat code is een 8-cijferige code die wordt gebruikt om goederen onder te verdelen in categorieën. Deze code is verplicht voor consumenteneenheden in de Belgische, Nederlandse en Luxemburgse markt en die moet dus ook in de datapool worden ingevoerd. Hoe dat werkt leggen we u hier uit.

Op de pagina 'Producten classificeren' vindt u een document dat uitleg geeft hoe u de juiste GPC code in het datamodel kunt vinden.

Neem contact met ons op via dhz@gs1.nl voor advies. Als er geen geschikte code is, kunt u via een wijzigingsverzoek een nieuwe code aanvragen.

U kunt hier informatie over de richtlijnen vinden.