Veelgestelde vragen over GS1 Data Source

GS1 is een not-for-profit wereldwijde standaardisatieorganisatie. GDSN is het internationale netwerk voor de uitwisseling van data tussen handelspartners. De GDSN-gecertificeerde datapool heet in België & Luxemburg CDB en in Nederland GS1 Data Source.

1. GS1 webinterface - dit is een webportal waarmee u artikelgegevens in de datapool kunt invoeren.

2. Oplossing van een softwareleverancier - er zijn softwareleveranciers die Product Informatie Management (PIM) systemen leveren die u kunnen ondersteunen bij het managen van uw gegevensstromen.

3. Machine-to-machine koppeling - u publiceert de gegevens vanuit uw eigen applicatie (via een XML machine-to-machine koppeling)  naar de GS1 datapool.

De retailers Aveve, bol.com, Bouwmaat, Cipac, DGN Retail, Hubo België, Intergamma, Maxeda, Menouquin, Mr. Bricolage (PROVA) en Pelckmans zijn al op de datapool aangesloten. U kunt u hier een overzicht van alle bedrijven vinden die zijn aangesloten.

U kunt via implementatiepartner zoeken een partner selecteren die u kan helpen bij de implementatie van de GS1 datapool.

Meld u aan hier aan voor de nieuwsbrief voor de doe-het-zelf-, tuin- en diersector. 

Neem contact op met GS1 Nederland om de rapportage te activeren. De rapportage kan alleen gevuld worden als u de artikeldata van uw actieve assortiment dat u aan uw klanten levert aan de GS1 Nederland datakwaliteitcontrole (GLN 8712345012021) vanuit de doelmarkt Nederland heeft gepubliceerd.

In MijnGS1 kunt u zelf de vulgraadrapportage beheren. We geven hierbij graag een paar voorbeelden:

Hoe kan ik checken wie binnen mijn organisatie de GS1 e-commerce vulgraadrapportage heeft ontvangen?
Via MijnGS1, tabblad 'Databeheer – rapportage contactpersonen' kunt u raadplegen wie de vulgraadrapportage automatisch ontvangen. Alleen degene die de rol van beheerder heeft kan contactpersonen toevoegen en wijzigen. Binnen uw organisatie kunnen maximaal twee personen aan deze rapportage gekoppeld worden. Als u niet weet wie bij u de beheerder is van MijnGS1, dan helpt onze afdeling Customer Support u graag verder.

Hoe kan ik een retailer inzage geven in mijn GS1 e-commerce vulgraadrapportage?
Via MijnGS1, tabblad 'Databeheer – Uw data delen?' kunt u zien welke retailers welke rapportages mogen ontvangen. Alleen de beheerder heeft kan hier wijzigingen in aanbrengen.

Hoe kan ik als retailer de GS1 e-commerce vulgraadrapportage van mijn leverancier ontvangen?
Retailers kunnen alleen een vulgraadrapportage van een leverancier ontvangen als deze daar toestemming voor heeft gegeven. Leveranciers kunnen via MijnGS1 aangeven welke retailers inzage mogen hebben.

• Retailers ontvangen van GS1 een e-mail dat de maandelijkse vulgraadrapportages klaar staan.
• De retailer logt in MijnGS1 in waar de vulgraadrapportages per leverancier gedownload kunnen worden.
• De retailer krijgt enkel inzicht in de vulgraadrapportage van de leveranciers die hiervoor toestemming hebben gegeven.

U hoeft niet van alles gegevens in te voeren, productinformatie van besteleenheden is vooralsnog voldoende.

U kunt dit op twee manieren doen: met een op maat gemaakte eigen koppeling tussen uw PIM-systeem of via mapping tools die al op de markt zijn. In dit document vindt u daar meer informatie over.

U kunt hier inloggen in de webinterface.

Dit kunt u doen door in de bovenste menubalk (linksboven) te kiezen voor ‘Catalogus’ en vervolgens in het drop-downmenu te kiezen voor ‘Wijzig datamodeltaal’. De interface wordt direct in de juiste taal aangepast. Klik hier voor een visuele uitleg.

U kunt zoeken naar velden door in de tweede menubalk te klikken op ‘Attribuut zoeker’. U hoeft geen keuze te maken, maar kunt direct onderin zoeken met zoektermen. Klik hier voor een visuele uitleg.

Wij adviseren u eerst uw artikeldata in te voeren, vervolgens de GLN (adrescode) van de retailer(s) toe te voegen en daarna uw artikel te synchroniseren.

Het eerste icoontje voor uw artikel geeft de validatiestatus aan en kan vier verschillende waarden hebben:

• Een groen vinkje betekent dat het artikel compleet is.
• Een gele driehoek betekent dat er een waarschuwing voor dit artikel is.
• Een witte wolk met uitroepteken betekent dat er een review aanwezig is voor dit artikel.
• Een rood rondje met uitroepteken betekent dat het artikel incompleet is (nog niet alle verplichte velden zijn gevuld).

Het tweede icoontje voor uw artikel geeft de synchronisatiestatus aan en kan vier verschillende waarden hebben:

• Een blauw plusje betekent dat het een nieuw artikel is dat nog nooit gepubliceerd is.
• Een blauw potlood betekent dat het een reeds gepubliceerd artikel is dat is gewijzigd en na wijziging nog niet is gepubliceerd. Uw klant heeft de gewijzigde data dus nog niet ontvangen.
• Twee groene pijltjes betekent dat het artikel gesynchroniseerd is en daarna niet meer is gewijzigd.
• Een rode pijl betekent dat het artikel is verwijderd.

Dit kunt u doen door de gewijzigde data opnieuw te synchroniseren (versturen) naar uw klant. Let op de webinterface synchroniseert altijd alles wat er op dat moment in uw itemlijst staat. Heeft u geen filter aangebracht, dan worden alle artikelen opnieuw verstuurd.

Klik hier voor een visuele uitleg.

Dat is vanwege technische redenen helaas niet mogelijk. GS1 heeft alleen in uitzonderlijke gevallen de mogelijkheid om data die nog nooit naar uw klanten is verstuurd te verwijderen. U kunt hiervoor contact opnemen met GS1 via info@gs1.nl of 020 511 38 88.

In de linkerkolom ‘Modules’ gaat u naar de module ‘Publish to’. Hier klikt u op ‘Publish to’ waar u vervolgens vanuit het adresboek een tweede klant kunt toevoegen. Voeg de naam en de GLN (adrescode) van uw klant toe. Wilt u aan meerdere klanten publiceren, klik dan op het groene plusje en kunt u het veld nogmaals vullen.
Let op: geef  per artikel aan naar wie u het artikel wilt publiceren. U kunt dit ook eenvoudig via een Excel export en import regelen. Zorg er dan voor dat uw sjabloon over het maximaal aantal retailers waaraan u levert beschikt. Levert u niet alle artikelen uit deze productcategorie aan alle retailers dan kunt u deze kolommen leeg laten.

De GLN’s moeten altijd in de eerste velden ‘Publish to’ gevuld worden. Importeer het bestand en klik vervolgens op synchroniseren. Als uw klant niet in de lijst staan, dan hebben zij waarschijnlijk geen GS1 abonnement.

Klik hier voor een visuele uitleg.

Ja, bij publicatie aan beide landen moet u vanuit de bijbehorende datapool uw artikelen beheren en synchroniseren. U kunt eenvoudig uw artikel exporteren en importeren naar de andere datapool.
Let op: bij verzending naar Belgische retailers moet u de TAX velden en meertaligheid aanvullen. Vervolgens voegt u de GLN van de Belgische retailers toe aan ieder artikel en klikt u op synchroniseren.

Ja, u kunt eenvoudig een Excel export maken van alle of een gefilterde selectie van uw ingevoerde data.

Klik hier voor een visuele uitleg.

U heeft de itemlijst niet ververst. Dit kunt u doen met de knop verversen (twee groene peilen) rechts in de tweede menubalk.

Klik hier voor een visuele uitleg.  

Klik hier voor de instructie voor het aanmaken van een artikelhiërarchie.

U kunt aan Intergamma België publiceren vanuit doelmarkt België onder de Nederlandse Intergamma GLN. Intergamma België maakt ook gebruik van de Nederlandse GLN van Intergamma.

In dit geval heeft u een Excel upload gedaan waarbij het artikel niet de synchronisatiestatus (3e veld) nieuw maar gewijzigd heeft gekregen. Dit is waarschijnlijk gebeurd bij het kopiëren van een gewijzigd artikel. Wijzig dit veld in het importdocument naar ‘Nieuw’ en importeer het bestand opnieuw.

GS1 heeft een wereldwijd systeem om producten eenduidig in categorieën in te delen: Global Product Classification (GPC). Met GPC kunnen leveranciers en afnemers op een gestandaardiseerde en eenduidige wijze producten groeperen en classificeren. Bekijk de animatie voor meer uitleg.

De GTIN is de EAN/GS1 code van het product. De GPC is de Global Product Classification code om het product in een bepaalde productgroep in te delen. De code wordt o.a. gebruikt in webshops om productgroepen te tonen. Bekijk een voorbeeld van een GTIN/GPC lijst.

U kunt de richtlijn voor het opmeten van uw producten hier vinden.