Wat is het verschil tussen GS1, GDSN, CDB en GS1 Data Source?
GS1 is een not-for-profit wereldwijde standaardisatieorganisatie. GDSN is het internationale netwerk voor de uitwisseling van data tussen handelspartners. De GDSN-gecertificeerde datapool heet in België & Luxemburg CDB en in Nederland GS1 Data Source.
Hoe kan ik van de GS1 datapool gebruik gaan maken?
Wij adviseren u om eerst dit stappenplan te lezen. In dit stappenplan staat een uitleg over hoe u met de GS1 datapool aan de slag kunt.
Hoe kan ik data aan de GS1 datapool aanleveren?
1. GS1 webinterface - dit is een webportal waarmee u artikelgegevens in de datapool kunt invoeren.
2. Oplossing van een softwareleverancier - er zijn softwareleveranciers die Product Informatie Management (PIM) systemen leveren die u kunnen ondersteunen bij het managen van uw gegevensstromen.
3. Machine-to-machine koppeling - u publiceert de gegevens vanuit uw eigen applicatie (via een XML machine-to-machine koppeling) naar de GS1 datapool.
Wij hebben binnen ons bedrijf al een productdatabase, kunnen wij deze koppelen met de datapool?
Ja, dit is wat we 'machine-to-machine' noemen. Het is mogelijk om uw interne database te verbinden met het GS1 datapool. Neem contact met ons op via dhz@gs1.nl en wij sturen u informatie en brengen u in contact brengen met onze technische partner.
Welke doe-het-zelf, tuin en dier Benelux retailers en leveranciers zijn bij de GS1 datapool aangesloten?
De retailers Aveve, bol.com, Bouwmaat, Cipac, DGN Retail, Hubo België, Intergamma, Maxeda, Menouquin, Mr. Bricolage (PROVA) en Pelckmans zijn al op de datapool aangesloten. U kunt u hier een overzicht van alle bedrijven vinden die zijn aangesloten.
Wat zijn de wensen van retailers voor de publicatie van data?
In dit overzicht vindt u de wensen van diverse retailers.
Waar kan ik bedrijven vinden die mij kunnen ondersteunen bij de implementatie?
U kunt via implementatiepartner zoeken een partner selecteren die u kan helpen bij de implementatie van de GS1 datapool.
Zijn er trainingen voor de datapool?
Op dit moment zijn erf vanwege covid-19 geen trainingen. U kunt altijd contact oponemen met customer support als u nadere uitleg wilt.
Hoe kan ik op de hoogte blijven van de ontwikkelingen in de sector?
Meld u aan hier aan voor de nieuwsbrief voor de doe-het-zelf-, tuin- en diersector.
Ik werk met de GS1 webinterface voor de levensmiddelensector. Kan ik dan ook data aan DHZTD retailers publiceren?
Dat kan! In deze handleiding vindt u hier informatie over.
Hoe kan ik een GS1 e-commerce vulgraadrapportage ontvangen?
Neem contact op met GS1 Nederland om de rapportage te activeren. De rapportage kan alleen gevuld worden als u de artikeldata van uw actieve assortiment dat u aan uw klanten levert aan de GS1 Nederland datakwaliteitcontrole (GLN 8712345012021) vanuit de doelmarkt Nederland heeft gepubliceerd.
In MijnGS1 kunt u zelf de vulgraadrapportage beheren. We geven hierbij graag een paar voorbeelden:
Hoe kan ik checken wie binnen mijn organisatie de GS1 e-commerce vulgraadrapportage heeft ontvangen?
Via MijnGS1, tabblad 'Databeheer – rapportage contactpersonen' kunt u raadplegen wie de vulgraadrapportage automatisch ontvangen. Alleen degene die de rol van beheerder heeft kan contactpersonen toevoegen en wijzigen. Binnen uw organisatie kunnen maximaal twee personen aan deze rapportage gekoppeld worden. Als u niet weet wie bij u de beheerder is van MijnGS1, dan helpt onze afdeling Customer Support u graag verder.
Hoe kan ik een retailer inzage geven in mijn GS1 e-commerce vulgraadrapportage?
Via MijnGS1, tabblad 'Databeheer – Uw data delen?' kunt u zien welke retailers welke rapportages mogen ontvangen. Alleen de beheerder heeft kan hier wijzigingen in aanbrengen.
Hoe kan ik als retailer de GS1 e-commerce vulgraadrapportage van mijn leverancier ontvangen?
Retailers kunnen alleen een vulgraadrapportage van een leverancier ontvangen als deze daar toestemming voor heeft gegeven. Leveranciers kunnen via MijnGS1 aangeven welke retailers inzage mogen hebben.
- Retailers ontvangen van GS1 een e-mail dat de maandelijkse vulgraadrapportages klaar staan.
- De retailer logt in MijnGS1 in waar de vulgraadrapportages per leverancier gedownload kunnen worden.
- De retailer krijgt enkel inzicht in de vulgraadrapportage van de leveranciers die hiervoor toestemming hebben gegeven.
Waar kan ik een overzicht vinden van welke velden ik voor mijn producten moet invoeren?
In het GS1 datamodel kunt u de velden vinden en een uitleg over het gebruik van het datamodel.
Moet ik productinformatie van zowel consumenten- en handelseenheden, displays en pallets invoeren?
U hoeft niet van alles gegevens in te voeren, productinformatie van besteleenheden is vooralsnog voldoende.
Wat zijn 'oude' attributen in het datamodel?
In het datamodel staan attributen die binnen een paar maanden worden uitgefaseerd of die worden vervangen door een ander FieldID. Deze attributen worden in het datamodel en de webinterface aangeuid met 'oud'. Bekijk een voorbeeld.
Hoe kan ik vanuit mijn PIM-systeem data aan de GS1 datapool publiceren?
U kunt dit op twee manieren doen: met een op maat gemaakte eigen koppeling tussen uw PIM-systeem of via mapping tools die al op de markt zijn. In dit document vindt u daar meer informatie over.
Webinterface
Waar kan ik inloggen in de webinterface voor de sector doe-het-zelf, tuin en dier?
U kunt hier inloggen in de webinterface.
Kunnen mijn collega’s ook een account voor de webinterface krijgen?
Nee, er is per bedrijf één gebruikersaccount beschikbaar.
Hoe kan ik de taal van de webinterface aanpassen?
Dit kunt u doen door in de bovenste menubalk (linksboven) te kiezen voor ‘Catalogus’ en vervolgens in het drop-downmenu te kiezen voor ‘Wijzig datamodeltaal’. De interface wordt direct in de juiste taal aangepast. Klik hier voor een visuele uitleg.
Hoe kan ik een artikel aanmaken in de webinterface?
Door in de webinterface in de bovenste balk te klikken op ‘Item’ en vervolgens in het drop-downmenu te kiezen voor ‘Nieuw item’.
Let op: het item wordt aangemaakt in de catalogus (NL of BE) die op dat moment is geselecteerd. Dit wordt nogmaals bevestigd in de eerste regel van het scherm dat wordt getoond voordat u het nieuwe item definitief maakt. Klik hier voor een visuele uitleg.
Hoe kan ik zoeken naar velden?
U kunt zoeken naar velden door in de tweede menubalk te klikken op ‘Attribuut zoeker’. U hoeft geen keuze te maken, maar kunt direct onderin zoeken met zoektermen. Klik hier voor een visuele uitleg.
Ik moet een GTIN invoeren, is dit hetzelfde als een EAN code?
Ja, het Global Trade Item Number (GTIN) of artikelidentificatienummer werd voorheen EAN genoemd en is dus hetzelfde.
Wat is de juiste volgorde: invoeren, synchroniseren, publiceren?
Wij adviseren u eerst uw artikeldata in te voeren, vervolgens de GLN (adrescode) van de retailer(s) toe te voegen en daarna uw artikel te synchroniseren.
Waar kan ik in de webinterface zien welke velden ik voor mijn producten moet invoeren?
De webinterface wordt in de hele Benelux gebruikt. Op basis van het GS1 datamodel worden validaties uitgevoerd of de verplichte velden voor uw producten zijn gevuld. In het onderste blok van de webinterface staan die validaties.
- Bij het aanmaken van een artikel worden direct alle verplichte velden gevalideerd. Dit zijn de (basis)velden die voor alle productcategorieën verplicht ingevuld moeten worden.
- Na het invullen van het 2e verplichte veld ‘Code GPC classificatie’ worden ook alle verplichte e-commerce velden voor uw product getoond.
- In de verschillende ‘Modules’ aan de linkerzijde van de webinterface zijn ook alle optionele velden terug te vinden.
Klik hier voor een visuele uitleg.
Vul ook zoveel mogelijk optionele velden in
Wij adviseren om naast de verplichte velden zoveel mogelijk optionele velden te vullen die van toepassing zijn op uw product. Hoe meer velden u vult, hoe meer informatie in de webshops wordt getoond. Dit betekent dat uw product beter vindbaar is.
Wat betekenen de diverse icoontjes voor mijn artikelen?
Het eerste icoontje voor uw artikel geeft de validatiestatus aan en kan vier verschillende waarden hebben:
- Een groen vinkje betekent dat het artikel compleet is.
- Een gele driehoek betekent dat er een waarschuwing voor dit artikel is.
- Een witte wolk met uitroepteken betekent dat er een review aanwezig is voor dit artikel.
- Een rood rondje met uitroepteken betekent dat het artikel incompleet is (nog niet alle verplichte velden zijn gevuld).
Het tweede icoontje voor uw artikel geeft de synchronisatiestatus aan en kan vier verschillende waarden hebben:
- Een blauw plusje betekent dat het een nieuw artikel is dat nog nooit gepubliceerd is.
- Een blauw potlood betekent dat het een reeds gepubliceerd artikel is dat is gewijzigd en na wijziging nog niet is gepubliceerd. Uw klant heeft de gewijzigde data dus nog niet ontvangen.
- Twee groene pijltjes betekent dat het artikel gesynchroniseerd is en daarna niet meer is gewijzigd.
- Een rode pijl betekent dat het artikel is verwijderd.
Kan ik artikeldata via een Excel-document uploaden in de webinterface?
Ja, dat kan. Voor het aanmaken van een nieuw item met een Excel upload (import) kunt u een sjabloon gebruiken. U kunt een sjabloon maken door per productgroep (Global Product Classification (GPC)-code) de gegevens van één artikel in te voeren via de webinterface. Als u dit artikel exporteert naar Excel, kunt u dit gebruiken als sjabloon voor de overige artikelen in die productgroep.
In het Excel-document is in de cel van een kolomkop een opmerking opgenomen. Pas deze opmerking niet aan. De opmerking is een verwijzing naar het betreffende veld in de webinterface. De kolomkop zelf mag wel aangepast worden.
Klik hier voor een visuele uitleg.
Hoe kan ik wijzigingen die ik in de data heb doorgevoerd naar mijn klanten sturen?
Dit kunt u doen door de gewijzigde data opnieuw te synchroniseren (versturen) naar uw klant. Let op de webinterface synchroniseert altijd alles wat er op dat moment in uw itemlijst staat. Heeft u geen filter aangebracht, dan worden alle artikelen opnieuw verstuurd.
Klik hier voor een visuele uitleg.
Hoe kan ik zoekfilters in de webinterface aanmaken?
Klik op de kolom in de itemlijst om deze te sorteren. Klik op de trechter naast de kolom in de itemlijst voor geavanceerde filteropties. Als de trechter naast de kolom in de itemlijst grijs is, dan is er geen filter actief. Is deze trechter geel dan is er een filter actief. Staan er twee gele filters? Dan is er een dubbel filter actief. Onder de itemlijst kunt u met de drie filtericonen de filters beheren.
Klik hier voor een visuele uitleg.
Hoe kan ik een artikel in de webinterface verwijderen?
Dat is vanwege technische redenen helaas niet mogelijk. GS1 heeft alleen in uitzonderlijke gevallen de mogelijkheid om data die nog nooit naar uw klanten is verstuurd te verwijderen. U kunt hiervoor contact opnemen met GS1 via info@gs1.nl of 020 511 38 88.
Hoe kan ik een artikel in de webinterface beëindigen?
U kunt dit doen door bij het artikel in de module ‘Datums’ een einddatum beschikbaarheid (voor seizoenartikelen) of datum beëindiging productie (definitief einde van een artikel) in te voeren. Verwijder daarna in de module ‘Publish to’ alle GLN’s en synchroniseer het artikel vervolgens opnieuw. De retailer krijgt een melding dat het artikel (tijdelijk) is beëindigd. Let op: het artikel blijft wel in de itemlijst staan.
Ik heb artikeldata aan een klant gepubliceerd en dezelfde data wil ik aan een andere klant publiceren, hoe doe ik dit?
In de linkerkolom ‘Modules’ gaat u naar de module ‘Publish to’. Hier klikt u op ‘Publish to’ waar u vervolgens vanuit het adresboek een tweede klant kunt toevoegen. Voeg de naam en de GLN (adrescode) van uw klant toe. Wilt u aan meerdere klanten publiceren, klik dan op het groene plusje en kunt u het veld nogmaals vullen.
Let op: geef per artikel aan naar wie u het artikel wilt publiceren. U kunt dit ook eenvoudig via een Excel export en import regelen. Zorg er dan voor dat uw sjabloon over het maximaal aantal retailers waaraan u levert beschikt. Levert u niet alle artikelen uit deze productcategorie aan alle retailers dan kunt u deze kolommen leeg laten.
De GLN’s moeten altijd in de eerste velden ‘Publish to’ gevuld worden. Importeer het bestand en klik vervolgens op synchroniseren. Als uw klant niet in de lijst staan, dan hebben zij waarschijnlijk geen GS1 abonnement.
Klik hier voor een visuele uitleg.
Hoe kan ik mijn data aan de GS1 datakwaliteitcontrole publiceren?
Dit kunt u doen door in de linkerkolom ‘Modules’ naar de module ‘Publish to’ te gaan. Hier klikt u op ‘Publish to’ waar u vervolgens uit het adresboek de GLN van de datakwaliteitscontrole kunt selecteren.
Let op: geef dit bij ieder artikel aan. Vervolgens klikt u op synchroniseren en worden de artikelen ook aan de datakwaliteitscontrole verzonden.
Klik hier voor een visuele uitleg.
Moet ik voor Nederland en België aan aparte doelmarkten publiceren?
Ja, bij publicatie aan beide landen moet u vanuit de bijbehorende datapool uw artikelen beheren en synchroniseren. U kunt eenvoudig uw artikel exporteren en importeren naar de andere datapool.
Let op: bij verzending naar Belgische retailers moet u de TAX velden en meertaligheid aanvullen. Vervolgens voegt u de GLN van de Belgische retailers toe aan ieder artikel en klikt u op synchroniseren.
Hoe kan ik zien of mijn klanten de gepubliceerde data hebben ontvangen?
U kunt de (technische) status van uw artikel terugzien onder de Module ‘Bevestiging (CIC)’. Is deze module voor uw artikel niet zichtbaar? Dan heeft u (nog) geen bevestigingen ontvangen.
Klik hier voor een visuele uitleg.
Kan ik een Excel-overzicht downloaden van de gepubliceerde data?
Ja, u kunt eenvoudig een Excel export maken van alle of een gefilterde selectie van uw ingevoerde data.
Klik hier voor een visuele uitleg.
Waar vind ik een overzicht van mijn Excel downloads?
Uw Excel download kunt u vinden in het scherm 'Koppelingen-Bevat' onder het tabblad ‘Taken, uitvoer’.
Klik hier voor een visuele uitleg.
Ik heb artikelen toegevoegd of gewijzigd via een Excel upload, maar zie dit niet terug in de webinterface, hoe kan dit?
U heeft de itemlijst niet ververst. Dit kunt u doen met de knop verversen (twee groene peilen) rechts in de tweede menubalk.
Klik hier voor een visuele uitleg.
Ik wil een deel van mijn artikelen exporteren of publiceren, hoe doe ik dat?
Dit kunt u doen door een filter te plaatsen op de itemlijst. Bij het exporteren en synchroniseren gaat het systeem altijd uit van de op dat moment getoonde items in de itemlijst.
Hoe maak ik een artikelhiërarchie?
Klik hier voor de instructie voor het aanmaken van een artikelhiërarchie.
Hoe kan ik een artikel toevoegen aan een andere doelmarkt?
U kunt eenvoudig uw artikel exporteren en importeren naar de andere doelmarkt/datapool. Let er bij verzending naar Belgische retailers op dat u de TAX velden en meertaligheid aanvult. Vervolgens voegt u de GLN van de Belgische retailers toe aan ieder artikel en klikt u op synchroniseren.
Hoe kan ik aan Intergamma België publiceren? En vanuit welke doelmarkt moet ik dat doen?
U kunt aan Intergamma België publiceren vanuit doelmarkt België onder de Nederlandse Intergamma GLN. Intergamma België maakt ook gebruik van de Nederlandse GLN van Intergamma.
Hoe kan ik het witte uitroepteken weg krijgen?
Dat kunt u doen door het artikel te selecteren in de itemlijst en in de modulelijst helemaal naar beneden te scrollen en op ‘Bevestiging (CIC)’ te klikken. In dit scherm dient u het veld 'Confirmation review required' leeg te maken en deze wijziging op te slaan. Vervolgens synchroniseert u het artikel opnieuw.
Klik hier voor een visuele uitleg.
Wat betekent de melding: ‘item does not exist in the system to publish’? bij import Excel?
In dit geval heeft u een Excel upload gedaan waarbij het artikel niet de synchronisatiestatus (3e veld) nieuw maar gewijzigd heeft gekregen. Dit is waarschijnlijk gebeurd bij het kopiëren van een gewijzigd artikel. Wijzig dit veld in het importdocument naar ‘Nieuw’ en importeer het bestand opnieuw.
Hoe voert u de Intrastat code (EU import- en exportcode) goed in?
De Intrastat code is een 8-cijferige code die wordt gebruikt om goederen onder te verdelen in categorieën. Deze code is verplicht voor consumenteneenheden in de Belgische, Nederlandse en Luxemburgse markt en die moet dus ook in de datapool worden ingevoerd. Hoe dat werkt leggen we u hier uit.
Welk stappen kan ik zetten om mijn data op te schonen?
Hoe u uw data up-to-date, compleet en correct krijgt hebben we voor u op een rijtje gezet.
GS1 GPC (Global Product Classification)
Wat is een GS1 GPC code?
GS1 heeft een wereldwijd systeem om producten eenduidig in categorieën in te delen: Global Product Classification (GPC). Met GPC kunnen leveranciers en afnemers op een gestandaardiseerde en eenduidige wijze producten groeperen en classificeren. Bekijk de animatie voor meer uitleg.
Waar kan ik een GPC code zoeken?
Op de pagina 'Producten classificeren' vindt u een document dat uitleg geeft hoe u de juiste GPC code in het datamodel kunt vinden.
Mijn klant vraagt om een GTIN/GPC-lijst op te sturen, wat is dit?
De GTIN is de EAN/GS1 code van het product. De GPC is de Global Product Classification code om het product in een bepaalde productgroep in te delen. De code wordt o.a. gebruikt in webshops om productgroepen te tonen. Bekijk een voorbeeld van een GTIN/GPC lijst.
Ik kan geen geschikte GPC code voor mij product vinden, hoe los ik dit op?
Neem contact met ons op via dhz@gs1.nl voor advies. Als er geen geschikte code is, kunt u via een wijzigingsverzoek een nieuwe code aanvragen.
Meten en foto's
Mijn klant vraagt om de producten volgens de GS1 meetregels op te meten, waar kan ik die vinden?
U kunt de richtlijn voor het opmeten van uw producten hier vinden.
Mijn klant vraagt mij om foto’s volgens de GS1 richtlijnen aan te leveren. Waar kan ik deze vinden?
U kunt hier informatie over de richtlijnen vinden.