Het gebruik van standaarden zoals van GS1 heeft een grote impact op hoe ziekenhuizen werken en zorg verlenen. De combinatie van digitalisering en exponentiële groei van de hoeveelheid data – van medicatie en hulpmiddelen tot en met bedlocatie en patiëntgegevens – maakt standaardisatie tot must, zo bleek uit praktijkverhalen van inkopers, clinici en IT’ers tijdens de 35ste Global GS1 Healthcare Conference in Noordwijk.
Die uitdagingen waar de universiteitsziekenhuizen van Derby & Burton (UK) voor staan in een tijdperk van digitalisering waren volgens Keith Jones (klinisch directeur hoofd- en nekchirurgie) enorm. Sinds 2014 worden daarom GS1-standaarden in het hele klinische zorgpad van inkoop tot en met patiëntbehandeling ingevoerd.
“We waren gehandicapt door slechte data, die overal – vaak dubbel – werd ingevoerd. Er was niet mee te sturen. We gebruikten papier voor traceren. Als personeel aan einde dag moe was, hadden ze de puf niet meer om informatie in te voeren die we nodig hadden. Het was erg lastig om prestaties van individuen en teams te bepalen. Clinici vonden de waarde van alle data zeer beperkt. Inkoop en voorraadbeheer waren complex en tijdsintensief.”
Katalysatoren
Diverse katalysatoren noopten beide Britse universiteitsziekenhuizen tot een zoektocht naar meer ‘robuuste’ data voor beter beheer van processen in de organisatie. Zoals regulering (de e-procurement strategie voor de NHS, de plicht om GS1 standaarden in de zorg in de UK te gebruiken). Maar ook het volledig gebrek aan inzicht, bijvoorbeeld om capaciteit op binnenkomende patiënten af te stemmen, of het binnenhalen van personeel.
Jones: “Wat we wilden was betere patiëntveiligheid, meer operationele efficiency, gebalanceerde processen. Hoe? Via barcodering vanaf leverancier via inkoop tot en met gebruik door professionals en voor patiënten. Interoperabiliteit is de sleutel. Zonder standaarden om er voor te zorgen dat systemen met elkaar kunnen praten, blijft het een worsteling om als organisatie goede zorg te bieden met de huidige uitdagingen.”
"Wat we wilden was betere patiëntveiligheid, meer operationele efficiency en gebalanceerde processen."
Overal zetten de twee ziekenhuizen nu standaarden in bij zorgprocessen. Jones: “Er is veel meer inzicht in wat we doen en wie het doet. Backoffice-systemen en EPD’s sluiten op elkaar aan. Zo kunnen we ook appels met appels vergelijken en peren met peren. Nu kunnen we echt zien wie wat wanneer gedaan heeft en daarop sturen.”
Standaarden onderliggende factor
Standaarden zijn dus een onderliggende factor voor meer efficiency, meer transparantie, betere zorg, stelt ook Thomas Klein, hoofd inkoop en logistiek van het Universiteitsziekenhuis Düsseldorf.
Interoperabiliteit is een belangrijke randvoorwaarde in de digitale strategie die de inkoopafdeling aan het uitrollen is. Die interoperabiliteit was ver te zoeken. “We hebben 29 klinieken, 34 instituten, allemaal koninkrijkjes met eigen belangen en doelen. Verder hebben we IT-systemen voor inkoop, financiën, supply chain) en voor patiënten. Veel afdelingen hebben weer eigen patiëntsystemen die evenmin op elkaar aansluiten.”
Voor de backoffice zet het universiteitsziekenhuis GS1-standaarden in, voor patiëntsystemen de standaard HL7 FHIR. Klein: “Door koppeling van beide standaarden proberen we die twee werelden samen te brengen. Want de informatie die een inkoopsysteem in gaat, moet ook gebruikt kunnen worden om bijvoorbeeld medicijnen of hulpmiddelen aan een patiënt te koppelen.”
Pilots
Er lopen in Düsseldorf diverse pilots om via GS1-standaarden tot uniforme informatiestromen te komen. Zo wordt een elektronische catalogus ontwikkeld waar alle ruim 12.000 producten in staan die het ziekenhuis van 67 aanbieders afneemt. Clinici kunnen direct via de catalogus producten bestellen. Het stafpersoneel kan alles vanuit catalogus in SAP-systeem downloaden, zodat alle bestellingen foutloos worden ingevoerd.
Klein: “We zijn nu ook bezig om leveranciers in workshops uit te leggen waarom het zo belangrijk is om een GS1-standaard zoals GTIN (Global Trade Item Number)- en andere gestandaardiseerde informatie te krijgen voor inkoop, zodat het in alle systemen op dezelfde wijze geregistreerd wordt, tot en met patiëntensystemen aan toe. Dat is hard werken, maar de opbrengsten op gebieden zoals kostenbesparing, veiligheid en efficiency zijn enorm.”
Wat, waar, wanneer
De belangrijkste uitdagingen die een zorgtransitie naar meer uitkomstgebaseerde zorg nodig maken, zijn demografische ontwikkelingen, kosten en gebrek aan samenwerking. De belangrijkste te beantwoorden vraag bij de door digitalisering ondersteunde zorgtransitie is volgens IT-ingenieur Henrik Stilling van het Deens Aarhus universiteitsziekenhuis: wat, waar, wanneer.
“Het gaat om identificeerbaarheid, traceerbaarheid van producten, apparatuur en patiënten. Maar het gaat er ook om de ondersteunende IT-infrastructuur toekomstvast te maken. In 2008, toen wij begonnen, was de iPhone het meest vooruitstrevende stukje technologie. We weten niet wat over 10 jaar de belangrijkste nieuwe technologie is. Wat we wel weten, is dat er ook dan nog patiënten verzorgd moeten worden.”
"We weten niet wat over 10 jaar de belangrijkste nieuwe technologie is, wel dat er dan ook nog patiënten verzorgd moeten worden."
Het Aarhus ziekenhuis wilde daarom een platform ontwikkelen om alle volgtechnologie (RFID, barcodes, WiFi) nu en in de toekomst te verbinden. Stilling: “Of het nu gaat om het vinden van patiënten of verpleegkundigen, om trolly- en bedbeheer, wayfinding in ziekenhuis of om alarmering. Alle benodigde informatie moet gecombineerd kunnen worden en direct toegankelijk zijn.” Dat klinkt eenvoudig, maar het ziekenhuis is nog lang niet klaar. Nu is voor zo’n 20 systemen het platform geïntroduceerd op basis van GS1 standaarden. “Maar de implementatie gaat wel steeds sneller, wanneer eenmaal duidelijk is op basis van welke standaarden we welke informatie waar willen opslaan.”
Lees meer artikelen over de Healthcare Conference:
Verplichte barcodering redt levens en beperkt kosten
Betere zorgprocessen en patiëntveiligheid vinden basis in standaarden
Standaarden belangrijke basis onder value based healthcare
