Op 1 januari 2019 is het zover, dan is iedere zorginstelling volgens de wet verplicht om implantaten die op de inclusielijst staan te registreren in het Landelijk Implantaten Register (LIR). Kunnen zij dit nog niet? Dan moet in ieder geval een implementatieplan op de plank liggen. Kortom, er komt veel op hen af. Amanda deLaroque is projectmanager Healthcare bij GS1 en geeft 5 tips om zorginstellingen op weg te helpen.
1. Start met het verzamelen van informatie
Het lijkt een open deur, maar zoals ieder project start u met het verzamelen van de juiste informatie. Denk aan informatie over de verplichtingen, standaarden, aanvullende codes en meer. Zoek zowel binnen als buiten de organisatie naar de ontbrekende puzzelstukjes. Een goede voorbereiding is het halve werk.
deLaroque licht toe: “Als zorginstellingen het prettig vinden, kunnen wij hun tijdens een kosteloos oriënterend gesprek adviseren en op weg helpen. Waar moeten zij zoal aan denken? Welke standaarden hebben zij nodig? Welke systemen raakt dit? En wat betekent dit voor de kwaliteit en efficiëntie van de manier van werken? Wij helpen hen graag de antwoorden op deze vragen te vinden”.
Meerdere zorginstellingen zijn al aan de slag. Het zou zonde zijn als iedere zorginstelling zelf het wiel opnieuw probeert uit te vinden. Wilt u weten hoe anderen een project hebben aangepakt? Lees de ervaringsverhalen op onze website en leer wat er goed ging en waar u op moet letten.
2. Onderschat niet hoeveel tijd het kost
Begin op tijd! Het registreren van implantaten is van invloed op de manier waarop uw hele organisatie werkt en de ICT-systemen die u gebruikt. Dit betekent dat het wijzigen hiervan veel tijd in beslag kan nemen. “Heeft u nog niet eerder met GS1 standaarden gewerkt? Houd dan rekening met een gemiddelde implementatietijd van 9 maanden. Als u nog niet bent begonnen, adviseren wij snel te starten”, stelt deLaroque.
3. Kom in contact met fabrikanten
Door in contact te komen met de juiste contactpersonen bij uw fabrikant kunt u de samenwerking verbeteren. Uw fabrikanten zijn immers verantwoordelijk voor het plaatsen van de juiste barcodes (Unique Device Identifiers - UDI’s) op medische hulpmiddelen. Ook zijn zij de eigenaren van bijbehorende artikelgegevens. Deze artikelgegevens heeft u nodig om in uw eigen ICT-systemen te registreren en aan te leveren bij het LIR.
Een nauwe samenwerking bevordert volgens deLaroque het ontvangen van artikelgegevens en het doen van (automatische) bestellingen. “Ook kunnen zorginstellingen melden wanneer een barcode bijvoorbeeld niet scanbaar is. Dit kunnen zorginstellingen overigens ook aan ons doorgeven. Wij hebben hiervoor een feedbackformulier beschikbaar op onze website”.
4. Betrek de juiste personen, afdelingen en partners
Het voldoen aan de wetgeving is van invloed op de hele organisatie. “Zorg ervoor dat u een projectteam vormt met de juiste personen, zoals: inkoop, logistiek, apotheek, financiën, ICT, functioneel beheer, medische professionals en de OK. Het is immers belangrijk dat u voldoende draagvlak heeft.
Als u in een kleinere organisatie zonder ondersteunende afdelingen werkt, dan raden we u aan een externe partij in te schakelen die u bij de implementatie kan ondersteunen. Een implementatiepartner kan u helpen”, vertelt deLaroque.
Er zijn nog meer organisaties die u kunt raadplegen voor informatie. Denk onder andere aan de Zelfstandige Klinieken Nederland (ZKN), Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen (NVZA), het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS), Nictiz en uw softwareleveranciers.
5. Met GS1 standaarden bent u voorbereid op de toekomst
Met GS1 standaarden kunnen we u helpen aan de wet- en regelgeving te voldoen. Hoe dit werkt?
- Door het scannen van GS1 barcodes op producten kunt u de gegevens in uw interne systemen registreren, zoals het Elektronisch Patiëntendossier (EPD) of voorraadbeheersysteem.
- Met GS1 Data Source Healthcare ontvangt u bijbehorende eenduidige en betrouwbare artikelgegevens van uw (internationale) fabrikanten via één centrale bron. Ook deze gegevens legt u vast.
- De gegevens uit de barcode en die u via GS1 Data Source Healthcare ontvangt, gebruikt u voor de registratie in het Landelijk Implantaten Register (LIR).
- U kunt aanvullende toepassingen realiseren, zoals een efficiënt voorraadbeheer. Want door een automatisch bestelproces krijgt u meer inzicht en verlaagt u derving.
Om zorginstellingen op weg te helpen is een online stappenplan beschikbaar. “Naast de registratie in het LIR kunnen we zorginstellingen en fabrikanten daarnaast helpen bij de andere (inter)nationale wet- en regelgevingen, zoals de afspraken eenduidige codering medische hulpmiddelen (ADC) en de Europese Medical Device Regulation (MDR). Heeft u vragen of wilt u meer informatie? Stuur dan een e-mail naar healthcare@gs1.nl of neem telefonisch contact met ons op.”