Het belang van goede productinformatie neemt met de dag toe. Vanuit GS1 is daarom twee jaar geleden met bedrijven uit de levensmiddelen- en drogisterijsector het project DatakwaliTijd 2.0 gestart. Mirjam Vermaas is projectmanager DatakwaliTijd 2.0 bij GS1 en helpt leveranciers bij het op orde krijgen van hun productinformatie in GS1 Data Source. Ze deelt vijf tips die belangrijk zijn voor het verbeteren van datakwaliteit.
De kwaliteit van productdata moet omhoog. In tijden waarin e-commerce in rap tempo aan belang wint, is het kunnen delen van accurate en rijke productinformatie in de supply chain extreem belangrijk. Een verandering in denken en doen in de keten is vereist. Vermaas: “Het zijn vooral processen die een cruciale rol spelen bij het verbeteren van datakwaliteit. Ik merk tijdens mijn bedrijfsbezoeken dat veel ondernemers het borgen van datakwaliteit niet goed hebben ingericht in de organisatie. De volgende vijf tips kunnen leveranciers helpen.”
1. Zorg voor een heldere en gedeelde doelstelling
Het opstellen van een duidelijke datakwaliteitsdoelstelling zou stap één moeten zijn. Het helpt als een bedrijf hiervan een KPI maakt, want dat zorgt voor de volle aandacht van het management. Vermaas: “Maak daarnaast aan iedereen binnen een organisatie duidelijk waarom datakwaliteit belangrijk is. Een allergeen dat ontbreekt kan immers grote consequenties hebben.” Vermaas stelt dat het nog te vaak voorkomt dat afdelingen niet van elkaar weten waarom het belangrijk is om data correct in te voeren in GS1. “Elk bedrijf heeft zijn eigen werkwijze, maar zorg ervoor dat iedereen weet wat hun rol is in het eindresultaat: de informatie die naar de klant én de consument gaat.”
2. Gebruik een betrouwbaar IT-systeem als basis
IT-systemen zijn de basis voor het opslaan, verwerken en delen van informatie, intern en naar ketenpartners. “Het juist invoeren van gegevens bij de bron is het allerbelangrijkste. Als leveranciers werken met een eigen systeem dat als bron dient voor GS1 Data Source, dan adviseer ik altijd om validatieregels in te bouwen en die te volgen, zodat data al meteen vanaf het begin goed zijn vastgelegd. Een wirwar aan diverse systemen kan tot problemen leiden. Kijk dus kritisch naar welke data je in welk systeem zet.”
3. Maak datakwaliteit onderdeel van centrale processen
Vermaas merkt dat datakwaliteitsprocessen vaak niet tot de centrale processen binnen organisaties behoren. Daardoor is het vaak onduidelijk hoe je met data om moet gaan en wie wat doet. “Belangrijke onderdelen die leveranciers zouden moeten vastleggen zijn bijvoorbeeld de rollen en de verantwoordelijkheden, maar ook hoe om te gaan met de beëindiging van een product, mutaties en het opvoeren van nieuwe artikelen. Het opsturen van producten voor een logistieke controle en het opsturen van etiketten zijn volgens Vermaas eveneens belangrijke stappen bij het op orde krijgen van datakwaliteit. Leveranciers geven wel aan het nut te zien van een datakwaliteitsproces, maar tijd en capaciteit zijn vaak een probleem.”
4. Leg verantwoordelijkheid bij juiste personen
Het bewaken van de datakwaliteit is volgens Vermaas onderdeel van het werk van iemand binnen een organisatie. “In een enkel geval is het toebedeeld aan iemand die het er ‘even’ bij doet. Datakwaliteit moet echt een dagelijks terugkerend onderdeel van een functie zijn. En vergeet daarbij vooral niet voldoende tijd en capaciteit in te plannen, want het bijhouden van data van 2000 producten doe je niet in je eentje. Er is kennis nodig van de te vullen velden, welke controles er nodig zijn en hoe de diverse systemen werken.” Vermaas stelt dat de kern van optimale datakwaliteit ligt in het samenspel van de afzonderlijke afdelingen. Iedereen heeft zijn eigen verantwoordelijkheid: de afmetingen van een product komen vaak van de afdeling logistiek en etiketdata van de marketing en kwaliteitsafdeling. “Als ik zelf verantwoordelijk zou zijn voor dit onderwerp binnen een bedrijf, dan zou ik regelmatig overleg inplannen met iedereen die data aanraakt.”
5. Gebruik vrijstellingen
“Het is lang niet altijd nodig om alle producten voor controle op te sturen”, zegt Vermaas. “Zo is het bijvoorbeeld niet nodig om meerdere varianten van één product op te sturen als ze dezelfde verpakking hebben, zoals zakken soep. Informatie die op het etiket staat kan dan met alleen een pdf worden gecontroleerd. Leveranciers moeten er wel voor zorgen dat een basisproduct (referent) is goedgekeurd. De varianten worden dan automatisch niet opgeroepen voor de controle van logistieke informatie. En voor bijvoorbeeld eenzelfde wijziging bij meerdere producten - denk aan een adreswijziging - is een vrijstellingen aan te vragen. We raden leveranciers aan om zich goed te verdiepen in hoe referenten en vrijstellingen werken, want dit scheelt echt tijd en geld. Datakwaliteitsrapportages helpen eveneens bij het inzicht in gemaakte fouten en het voorkomen van nieuwe fouten.”