“Datakwaliteit is altijd al een integraal onderdeel van onze onderneming geweest. Echter, met de invoering van DatakwaliTijd 2.0 liepen we af en toe vast. Vandaar dat we, samen met GS1 Nederland, het OpMaat-traject hebben doorlopen. Toegegeven, het vergt de nodige commitment en investeringen, maar deze betalen zich terug in klinkende munt.”
Maarten de Leng, verantwoordelijk voor commercie en duurzaamheid bij de Smaakspecialist, kijkt tevreden terug op het een-op-een traject met GS1 Nederland. “We waren druk bezig om onze datakwaliteit te optimaliseren door controles voor DatakwaliTijd 2.0. Gaandeweg kwamen er bepaalde ‘discussiepunten’ naar voren die weer leidden tot dubbele controles. “Daarom besloten we om een stap terug te zetten en de 'bron' te consulteren. Het kwam daarbij goed uit dat GS1 Nederland een apart traject, lees OpMaat, had ontwikkeld om een forse zet in de rug te geven. In korte tijd konden we zo onze artikelgegevens in GS1 Data Source verbeteren.”
Snelheid
GS1 Nederland heeft het DatakwaliTijd OpMaat-programma ontwikkeld voor leveranciers om versneld tot 100 procent datakwaliteit te komen. “Het grootste voordeel voor de leverancier is dat hij mogelijk in een korte periode van de 100 procent-categorie (alle nieuwe/ gewijzigde producten controleren, red.) naar de 10 procent-categorie (10 procent van de nieuwe/gewijzigde producten wordt gecontroleerd, red)”, aldus Mirjam Vermaas van GS1 Nederland. “Daarnaast wordt de nadruk ook gelegd op snelheid. De data moet namelijk binnen een bepaalde tijd beschikbaar zijn voor de afnemer.”
De Leng knikt beamend. “Onze klanten, voornamelijk retailers, willen dat we onze zaakjes op gebied van datakwaliteit zo snel mogelijk op orde hebben. Als er bepaalde mutaties plaatsvinden, dan zullen we deze ook stante pede moeten communiceren zonder enige vorm van ruis op de lijn.”
Gezonder en duurzamer assortiment
Voor de Smaakspecialist, een onderneming die honderden SKU's in haar assortiment heeft, is dat een behoorlijke klus. De Leng: “We produceren zelf een deel van onze producten die we onder onze eigen merken en voor private label wegzetten. Een groot deel laten we produceren door contract manufacturers in binnen- en buitenland. Retail is fast-moving, dus we voeren per jaar de nodige mutaties - nieuwe producten en delistings - door.”
"We zagen al snel de progressie en dat motiveert de mensen die ermee moeten werken"
Qua assortiment onderscheidt de Smaakspecialist zich in de markt door de focus te leggen op gezondheid en duurzaamheid. “We willen deze producten betaalbaar en dus beschikbaar maken voor een grotere doelgroep. Al onze producten zijn biologisch (SKAL-gecertificeerd, red.), wat een duurzame productie garandeert. Gezondheid is een aspect waar we meer de nadruk op leggen. Dat betekent dat we kritisch kijken naar zaken als zout, suiker en vet.”
Inconsequente invulling
Uit de Development Kitchen van de Smaakspecialist komen dan ook met enige regelmaat met nieuwe producten of gezondere varianten van bestaande items op de proppen. Dit ‘introductiewiel’ leidt weer tot mutaties op het datafront. Daarmee zijn we weer terug bij het OpMaat-programma. Het programma is een drietrapsraket, bestaande uit een intake/quick scan, de uitrol en de periode na de uitrol.
Maarten de Leng: “De intake/quick scan is nodig om te kijken waar de pijnpunten liggen en hoe we deze op kunnen lossen. Zo bleek al snel dat we bepaalde datavelden niet consequent invulden. Bijvoorbeeld, nu eens 1 kilogram, dan weer 1000 gram. Daar kun je dan verder mee. Het mooie is dat de quick scan veel verder gaat dan een controlestap; GS1 Nederland kijkt ook naar de IT-infrastructuur, de interne processen, de organisatie en kennis/training. Met name het laatste aspect is van belang om datakwaliteit te borgen binnen onze onderneming.”
Liever investeren dan onnodige kosten
Tijdens de uitrol, die ongeveer een werkweek in beslag nam, ging de Smaakspecialist aan het werk: trapsgewijs verlaagde de onderneming de controlecategorie van 100 naar 10 procent. Daarbij werkte de Smaakspecialist nauw samen met de data management service. De laatstgenoemde controleerde batches (20 producten) en koppelde de bevindingen terug richting de medewerkers van de Smaakspecialist.
“We zagen al snel de progressie en dat motiveert de mensen die ermee moeten werken”, aldus De Leng. “Inmiddels zitten we in de 10 procent-categorie, wat betekent dat we minder intensief worden gecontroleerd. Vanzelfsprekend moeten we wel bewijzen dat we onze datakwaliteit op peil kunnen houden.”
Volgens De Leng leidt een betere datakwaliteit, mede geholpen door de adviezen van GS1 Nederland, tot een efficiëntere bedrijfsvoering. “Minder fouten leidt tot lagere kosten. Mutaties doorvoeren en terugkoppelen: het zijn onnodige kosten die ik liever gebruik om onze missie te verwezenlijken.”
