Oproep koploper GRS Services: ‘Deel vanaf juni 2023 productdata met ons’

GRS Services omschrijft zichzelf als marktleider wat betreft aantallen en volume op de tuinmarkt en wil vooroplopen bij de adoptie van de GS1 datapool. “We zien graag alle leveranciers overstappen op de nieuwe werkwijze. Dat is ook wat we tijdens het een drukbezochte informatiebijeenkomst voor de tuin- en diersector in september hebben gecommuniceerd. De sectordoelstelling is dat eind 2023 echt alle leveranciers klaar moeten zijn om productdata via de GS1 datapool te delen. Wij zijn er echter nu bijna al klaar voor en verwachten daarom van onze leveranciers dat ze dat al voor eind juni 2023 doen voor al het 2024 assortiment”, geeft De Vreede aan.

Stappenplan

Het hoofd informatiemanagement en automatisering geeft aan dat de adoptie van de GS1 datapool goed verloopt. “In juni 2023 organiseren we een belangrijke huisbeurs voor het assortiment voor 2024 en dat is nu dus een nieuwe deadline voor leveranciers.” GRS Services werkte daarom een stappenplan uit voor leveranciers. Dat moet het makkelijker maken om zowel de GS1 datapool als het GS1 prijsbericht te gebruiken.

PIM gereed voor ontvangst productdata

GRS Services heeft in het afgelopen jaar een PIM-systeem operationeel gebracht dat is voorzien van een automatische koppeling met de datapool. De Vreede: “Het resultaat hiervan is dat als een leverancier artikelgegevens opvoert in de datapool en beschikbaar maakt voor GRS Services, het een kwartier later ook in het PIM-systeem staat. Kortom, de productinformatie is meteen overal beschikbaar.”

De organisatie beschikt over een eigen afdeling datamanagement. Die controleren ook de datakwaliteit van de door leveranciers in de GS1 datapool geplaatste artikelen. De maanden tot juni 2023 staan bij hen in het teken van het koppelen van zoveel mogelijk data uit de datapool aan interne systemen. “Praktisch houdt het in dat we ervoor gaan zorgen dat als de verplichting start, alle koppelingen gereed zijn. “Het is heel simpel: de artikelen die voor 2024 relevant zijn, voer je als leverancier op in de GS1 datapool. Je doet dat inclusief commerciële data en volgens de invoerconventies van GS1. Uitlopend assortiment voer je niet op. Artikelen in offertefase voer je pas op als zeker is dat je deze gaat produceren. Een grote klus, maar gelukkig zijn er ook bedrijven, zoals Husqvarna, die alle artikelen al hebben opgevoerd.” 

Alle retailers bereiden zich voor

Niet alleen GRS Services heeft zich gecommitteerd aan het gebruik van de GS1 datapool. Ook andere retailers zoals Intratuin, BTC Retail, Ranzijn en Welkoop doen mee. Bij de brede overstap op het gebruik van GS1 datapool en prijsbericht draait het uiteraard niet alleen om leveranciers die hun steentje moeten bijdragen, geeft De Vreede aan. “Retailers hadden eerder al aangegeven dat ze hiermee aan de slag wilden, maar waren daar niet allemaal technisch klaar voor. Nu zien we dat ze hun systemen beter op de rit hebben en leveranciers kunnen verzoeken om productdata toe te sturen.”

‘Voor juni 75.000 artikelen gereed’

Op dit moment staan er volgens De Vreede ongeveer 50.000 artikelen in het PIM-systeem, op een totaal van 300.000 artikelen. “Voor de junibeurs zullen er ongeveer 75.000 artikelen opgevoerd zijn.” Wat GRS Services nog niet meeneemt in de datapool zijn de data van alle producten die vallen onder ‘groen , zoals kamer- en tuinplanten’. “De focus ligt nu op hardwaren, die artikelen blijven hetzelfde als ze de kassa passeren. Dat is bij planten niet het geval.”

Start datapool gekoppeld aan GS1 prijsbericht

GRS Services koppelt het gebruik van de datapool aan de overstap op het GS1 prijsbericht. Volgens De Vreede was het uitgangspunt bij de start met de datapool om geen inkoopprijzen via de datapool te delen. “Maar dit neemt niet weg dat het gebruik van één standaard prijsbericht via Excel wel zijn voordelen heeft. Leveranciers hoeven daarom prijsinformatie maar op één manier aan te leveren. Er zijn twee versies van het prijsbericht, een compacte en een uitgebreide. Zelf willen we alleen de uitgebreide gebruiken. Zie het als een CSV-achtig tekstbericht waarbij je op gestandaardiseerde wijze prijsinformatie kunt verwerken. Maak je als leverancier een invoerfout, dan krijg je daarvan direct een melding. De leverancier stuurt het bericht vervolgens direct via email naar de retailer.”

Vergroot je verkoopkansen als leverancier

Dat de organisatie nu binnen de branche zo hard trekt aan de adoptie van zowel de datapool als het prijsbericht, heeft ook voordelen voor leveranciers. De Vreede: “Uiteraard moet je tijd steken in de voorbereiding, maar als je dat goed doet, vergroot je ook je verkoopkansen als leverancier. De kans op fouten neemt af en je boekt tijdwinst, zeker als je als leverancier met meerdere retailers zaken doet.” Hij merkt dat inmiddels ook bedrijven die in eerste instantie niet door GRS Services zijn geselecteerd, zich aanmelden. “In dat geval koppelen wij ze aan GS1. Het is goed om te zien dat het vliegwiel op gang is gekomen!”