Ranzijn Tuin & Dier: procesautomatisering met EDI succes
Als je iets doet moet je het ook goed doen. Met dat in het achterhoofd zette Ranzijn Tuin & Dier vol in op het gebruik van EDI en de stimulering ervan naar leveranciers toe.
Tegelijkertijd rolde de winkelketen voor tuin- en dierbenodigdheden een nieuw systeem uit voor het verwerken van alle bedrijfsmatige administratie: Microsoft Dynamics AX ERP. Projectmedewerker Lucia Duivenvoorde en projectmanager Martijn Puister: “De focus op kwaliteit was leidend, maar de tijdsbesparingen die we met EDI kunnen realiseren zijn ook indrukwekkend.”
“We hebben er heel wat moeite in gestoken om met GS1 EDI te gaan werken. Hoewel de voordelen van een gestandaardiseerde data- uitwisseling heel makkelijk uit te leggen zijn, hebben we ons best moeten doen om iedereen mee te krijgen. Zowel intern als extern”, stelt Puister. Zelf is hij afkomstig uit de supermarktbranche, een sector waar EDI min of meer standaard is. “De DHZ-markt volgt de supermarktbranche en wij volgen de DHZ-markt weer.” Aan de beschikbare standaarden ligt het niet dat overredingskracht nodig was, geeft Puister aan. “De beschreven GS1-standaard naar leveranciers toe is één op één over te zetten. Vrijwel elke leverancier kan ermee overweg.”
EDI-berichten
Voor het uitwisselen van orders tussen Ranzijn en leveranciers wordt voornamelijk gebruik gemaakt van de standaard voor het DESADV- / pakbonbericht. De projectmanagers van Ranzijn merkten dat niet alle leveranciers dezelfde standaard gebruiken. Het gebruik van twee soorten berichten voor vergelijkbare activiteiten leidde ertoe dat Ranzijn een kleine aanpassing in de eigen EDI-software heeft doorgevoerd. “We willen op leveranciersniveau kunnen aangeven welke berichten ze kunnen doorsturen. Daarmee creëren we een stukje flexibiliteit en verhogen we de service naar leveranciers toe. Die kunnen nu van de voor hen gewenste berichtenwijze gebruik maken. Dat verhoogt ook de kans dat ze EDI-gebruiken.”
“We willen op leveranciersniveau kunnen aangeven welke berichten ze kunnen doorsturen. Daarmee creëren we een stukje flexibiliteit en verhogen we de service naar leveranciers toe."
Negentig procent van leveranciersorders
Inmiddels heeft Ranzijn het voor elkaar gekregen dat de helft van de ongeveer tweehonderd leveranciers EDI-gebruikt voor het berichtenverkeer. Duivenvoorde: “Dit aantal staat gelijk aan negentig procent van de orders. De rest is longtail.” Medio 2017 heeft Ranzijn leveranciers een brief gestuurd waarin de winkelketen in tuin- en dierbenodigdheden meldde voorop te willen blijven lopen op kwaliteitsgebied. Leveranciers die niet op EDI zouden overstappen, liepen vanaf begin 2018 de kans om minder of niet langer te mogen leveren.
Tijdsbesparing
De voordelen van EDI zijn divers. De orderuitwisseling tussen ketenpartners verloopt automatisch. Slechts wanneer er iets mis is met een order geeft het systeem aan dat actie ondernemen gewenst is. “We krijgen nu veel minder vragen over orders. Leveranciers hebben afscheid kunnen nemen van order entry werkzaamheden, de orders lopen direct het ERP-bedrijfssysteem in en zijn daarbij gekoppeld aan bestel- en leverdata. De ERP-administratiesoftware zorgt vervolgens voor een digitale pakbon.” Ranzijn heeft inmiddels besloten te stoppen met backorders. Is een bestelling niet direct goed of incompleet afgeleverd dan maakt het systeem een nieuwe order aan. “Daarmee hebben we een veel beter zicht op de werkelijke ‘first time right’ percentages van leveringen.”
De tijdsbesparing die is gerealiseerd dankzij de uitgebreide omarming van EDI is enorm. Het geautomatiseerd verwerken van facturen bespaart veel tijd, de financiële administratie heeft eveneens minder omhanden. “Systemen moeten voor je werken, maar het kostte wel wat energie om iedereen mee te krijgen om anders te gaan werken.”
Vervolgstap
Kijkend naar vervolgstappen is voor Ranzijn deelname aan de GS1 datapool een serieuze mogelijkheid. “Althans, als de overlap tussen onze artikeldata en die van leveranciers die al gebruik maken van de datapool meer overlap krijgen dan nu het geval is. Op dit moment is de overlap dertig procent. Dat mag nog iets meer worden. We gaan in de nabije toekomst in elk geval leveranciers enthousiast proberen te maken voor het vullen van de datapool.” Tevredenheid over het EDI-project is er absoluut bij Ranzijn. Tips hebben de projectmanagers ook. “Zorg dat je de goede persoon benadert bij een leverancier, leg in begrijpelijke bewoording uit wat je wilt en zorg voor de juiste documentatie. Ga ook op zoek naar een goede EDI-provider, bijvoorbeeld leveranciers die op de website van GS1 staan. Laat bij voorkeur niet ERP-systemen met elkaar praten, maar laat de berichtencommunicatie via de EDI-tool lopen.”