Datakwaliteit: klanten willen het, wij leveren het!
“Onze klanten verwachten dat onze producten voldoen aan hoge kwaliteitsstandaarden. Hetzelfde geldt voor de gegevens die betrekking hebben op het product en de verpakking. Datakwaliteit heeft dan ook een hoge prioriteit binnen Euro Pâtisserie.”
Euro Pâtisserie over datakwaliteit
Majorie Overkamp, commercieel medewerker binnendienst bij Euro Pâtisserie, is samen met haar collega Christel Eilander verantwoordelijk voor datakwaliteit binnen het bedrijf.
Euro Pâtisserie is actief op de binnen- en buitenlandse markt met een indrukwekkend productgamma, variërend van zoete en hartige bladerdeeg producten, roomboter koekjes, traditionele margarine koekjes en mergpijpen. "We produceren deze artikelen zowel onder onze eigen merken als onder private label", zegt Overkamp. Klanten verwachten van Euro Pâtisserie dat het vooroploopt op gebied van datakwaliteit, aldus Overkamp. "Het zijn de retailers die zo min mogelijk problemen willen krijgen omdat artikelgegevens niet zouden kloppen. Neem allergenen, in onze sector een belangrijk issue. Daarmee kunnen wij ons geen fouten veroorloven. De gegevens in GS1 Data Source moeten exact corresponderen met de actuele artikeldata."
Data laten checken is forse klus
In geval van Euro Pâtisserie is het een hele klus om de artikelgegevens van al haar productvarianten te controleren binnen het Datakwaliteit 2.0 programma van GS1. Overkamp: "We hebben een extreem groot databasebestand vanwege ons grote assortiment met verschillende verpakkingsvormen. Regelmatig vinden mutaties plaats omdat onze klanten nieuwe producten of product- en/of verpakkingsvarianten willen hebben."
Inmiddels hebben Majorie en Christel een flink gedeelte van de artikelen succesvol laten checken. Dat was volgens haar een forse klus. De fysieke producten en verpakkingsmonsters zijn vergeleken met de informatie in de GS1 database. Ze hebben de bewuste producten en verpakkingen opgestuurd naar de data management service Xxtract voor een onafhankelijke check.
Identieke verpakkingsformaten groeperen
"Het is zoals gezegd een hele onderneming", aldus Overkamp, "maar als het eenmaal is afgerond, is het alleen nog een kwestie van goed bijhouden. Of ik tips heb om dit proces efficiënter te laten verlopen? Zeker! Het is handig om alvast een voorselectie te maken. Bijvoorbeeld seizoensartikelen groeperen en eventueel uitstellen omdat deze artikelen niet het gehele jaar beschikbaar zijn. Ook handig is om artikelen met identieke verpakkingsformaten te groeperen. Een schaduwbestand in Excel zorgt er voor dat ik snel en gemakkelijk tussentijdse wijzigingen - en die komen met enige regelmaat - bij kan houden. Anders verlies je snel het overzicht."
Een goed voorbeeld is dat kruisbesmettingen ook aan de allergenen velden moeten worden toegewezen. "In de praktijk betekent dit dat alle relevante artikelen nagekeken moeten worden, aangepast moeten worden en opnieuw worden opgeroepen voor een check, waarvoor je al dan niet een vrijstelling voor de nieuwe kunt aanvragen."
Op korte termijn moeten we de resterende artikelen laten controleren zodat ons hele databestand betrouwbaar is.
Completere database met beeldmateriaal
Tot slot rest de vraag: wat zijn de uitdagingen en plannen voor de korte tot middellange termijn op gebied van datakwaliteit binnen Euro Pâtisserie? "Welnu, op korte termijn, de deadline is 1 september, moeten we de resterende artikelen laten controleren zodat ons hele databestand betrouwbaar is. De oproep hiervoor is reeds binnen, dus we zijn hier voorlopig druk mee. Ik verwacht wel dat we onze zaken op tijd op orde hebben.
Of we daarna nog plannen hebben? Zeker. We willen ook het beeldmateriaal van onze producten onder de loep nemen om zo nog een completere database te hebben waar al onze aangesloten partners uit kunnen putten. Jammer is wel dat nog veel retailers, zowel in Nederland als in het buitenland, hun eigen systemen hebben, eigen formulieren en eisen. Wij zouden dan ook graag zien dat de GS1 database wereldwijd zou worden doorgevoerd bij de grote retailers."
