GS1 EDI: optimaliseer uw digitale handelsproces

Het uitwisselen van berichten – zoals orders en facturen – is een tijdrovend proces. EDI is een efficiënt hulpmiddel voor gestandaardiseerd administratieve berichten die u uitwisselt met uw handelspartner(s).

Ontdek GS1 EDI
GS1 EDI

Voor en door bedrijven

Bedrijven bepalen gezamenlijk hoe de EDI berichten eruit zien

Berichten gestandaardiseerd

Alle bedrijven binnen een sector spreken dezelfde taal

GS1 is not-for-profit organisatie

Standaardisatieorganisatie: onafhankelijk en neutraal voor efficiënt ketenproces

Brede implementatie

Al meer dan 165.000 bedrijven werken met GS1 EDI

GS1 EDI biedt voordelen

Het uitwisselen van berichten – zoals orders en facturen – is voor bedrijven een tijdrovend proces. In een notendop zijn de voordelen van EDI terug te voeren naar snelheid, nauwkeurigheid en kostenbesparing.

Grote hoeveelheden gegevens binnen enkele seconden naar uw handelspartners

Let op: Voor u besluit te gaan werken met EDI, is het goed om eerst te inventariseren welke van uw handelspartners al werken met EDI. Dat zijn er meer dan u denkt! En wat heeft u zelf al in huis? EDI-software is veelal geïntegreerd in software systemen.

Direct uw GS1 EDI-pakket bestellen? 

Maak een account aan en bestel uw EDI pakket
1
Administratieve lastendruk verlichten
Weg met de papieren administratieve lastendruk. U werkt efficiënter als u orders, pakbonnen, retouren en facturen digitaal uitwisselt. U besteedt minder tijd aan archiveren, kopiëren, ontvangen en sturen van mails.
2
Voorkomen van fouten
Handmatig gegevens invoeren: een foutje is zo gemaakt. Met EDI vermindert u de kans op fouten en de data uit uw systeem verwerkt u automatisch of met één klik in het systeem van uw handelspartner.
3
Transacties sneller verwerken
Transacties verwerken kost minder tijd. Veel data kan snel van de ene computer naar de andere worden gecommuniceerd. De gegevens zijn voor de ontvanger direct beschikbaar, de zender ontvangt direct reactie.
4
‘Just-in-time’ en uw bedrijfsproces
Precies op tijd leveren door snel te reageren op de vraag van uw klanten. EDI helpt uw proces van productie, aankoop en levering beter te organiseren met betere voorraadniveaus, minder lege schappen en retouren.

Hoe krijgt u een optimaal digitaal administratief ketenproces?

Bekijk de video in 2 minuten

De video vertelt u over GS1 EDI waarmee u uw bedrijfsproces ondersteunt. De sleutel tot succes zit in één uniforme standaard voor alle elektronische berichten.

Bekijk de video en u weet genoeg om te starten met EDI.

Ik wil direct naar GS1 EDI in mijn sector

Heeft u GS1 EDI voor een andere sector nodig?

Bekijk hoe u GS1 EDI implementeert, ga naar handleidingen of ontdek de online testservice

Het EDI-pakket, tarieven en bestellen

Veelgestelde vragen

Wat is GS1 EDI?

Met GS1 Electronic Data Interchange (EDI) kan uw computersysteem transactiegegevens met de computersystemen van uw handelspartners uitwisselen. Dit kunnen commerciële, logistieke of financiële gegevens zijn. Bestellingen, levernota’s en facturen worden efficiënt en automatisch verwerkt. EDI-berichten vervangen de uitwisseling van documenten per post, e-mail of andere kanalen die manuele verwerking vereisen.


GS1 EDI biedt een set van afspraken waardoor alle partners van de toeleveringsketen in een sector één taal met elkaar spreken.

Waarom hebben handelspartners EDI nodig?

Door gebruik te maken van een standaard gegevensformaat, kunnen EDI-compatibele bedrijven elektronisch informatie uitwisselen zonder menselijke tussenkomst. Op deze manier biedt EDI een technische basis voor automatisering. Met EDI kunnen handelspartners orders sneller, goedkoper en met minder fouten verwerken.

Menselijke fouten verminderen en tegelijkertijd stroomlijnt u het bestelproces met EDI. Want manuele verwerking neemt niet alleen veel tijd in beslag, het verhoogt ook de kans op fouten. Zulke fouten kunnen er bijvoorbeeld toe leiden dat de verkeerde goederen, in de verkeerde hoeveelheid op de verkeerde locatie geleverd worden, of de verkeerde goederen of hoeveelheden gefactureerd.

Wat zijn de voordelen van EDI?

Handelsberichtstromen zijn cruciaal. Een order mag niet zoekraken, vrachtwagens moeten op tijd rijden en een factuur moet correct de deur uit. Met EDI versnelt u het handelsproces. Dat is ook de reden dat veel zakenpartners het vereisen en ontkomt u er niet aan als u zaken met hen wilt doen.

Kortom, de voordelen van EDI liggen voor de hand. De computer doet al het werk en dat allemaal razendsnel. Nooit meer handmatig invoeren, nooit meer dubbel invoeren en geen fouten meer bij het invoeren. Maar natuurlijk is het zo dat als u het verkeerd invoert in uw computersysteem, en dit vervolgens via EDI verstuurt, dan blijft de invoer fout. 

Waarom heb ik barcodes en locatienummers nodig voor EDI?

Voor de meeste bedrijven is het dataverkeer - inkooporders, facturen, verzendberichten, vrachtbrieven - met andere vestigingen, andere bedrijven, leveranciers en klanten cruciaal. Het uniek kunnen identificeren van locaties en producten is van belang.

Een GTIN en/of een GLN is daarom een basisvoorwaarde voor EDI:

  • GLN: Een Global Location Number, dit is een uniek nummer voor een locatie. Een GLN nummer is vereist als bedrijven onderscheid moeten maken tussen verschillende locaties.
  • GTIN: Een Global Trade Item Number (EAN code) is een barcode die dient als een wereldwijd paspoort voor uw product. Met een GTIN kunt u uw producten overal identificeren en verkopen.

Wat heb ik verder nodig om EDI te gebruiken?

Om EDI goed werkend in de organisatie te krijgen zijn een aantal onderdelen noodzakelijk:

1 Een stand-alone applicatie (voor het MKB) of een ERP-systeem. 
2 Communicatiemodule: een communicatiemodule is nodig voor het ontvangen en versturen van handelsberichten.
3 Standaarden: in Nederland maken de sectoren levensmiddelen- en drogisterij, doe-het-zelf, tuin en dier, gezondheidszorg en mode gebruik van de GS1-standaard. Elke sector heeft daarbij afspraken gemaakt over welke productinformatie wordt uitgewisseld en hoe de vastlegging moet plaatsvinden.

Hoe verstuur of ontvang ik EDI-berichten?

Er zijn ruwweg 2 mogelijkheden om berichten te versturen en te ontvangen:

1 EDI via een website

Bij web EDI gaat het om de uitwisseling van elektronische documenten via een web EDI-platform. De leverancier ontvangt de bestellingen op een website (niet verbonden met zijn/haar intern systeem) en stuurt de levernota en de factuur via diezelfde website. EDI wordt zo ook toegankelijk voor kleine(re) gebruikers, meestal met de op internet gebaseerde HTML-formulieren. De oplossing vereist wel nog manuele handelingen. Wat we veel zien zijn administratieve pakketten met een Excel en/of XML import/export, waardoor web EDI gemakkelijk aan te sluiten is.

2 EDI via het interne (ERP) softwarepakket

Bij deze geïntegreerde EDI-oplossing exporteert het interne (ERP-) softwarepakket van de verzender een bestand met daarin de noodzakelijke gegevens die nodig zijn voor het specifieke bericht. De inhoud van dat bestand wordt via EDI-software vertaald in de GS1-standaardtaal en vervolgens verstuurd naar de EDI-software van de ontvanger. Daar wordt het vertaald naar een bestand dat begrijpelijk is voor het interne (ERP-) softwarepakket van de ontvanger.

 

Welke bedrijfsdocumentatie kan ik in een EDI-format omzetten?

In principe kan elke soort bedrijfsdocumentatie omgezet worden in een EDI-formaat. Het proces van het omzetten van de gegevens is onafhankelijk van de technieken of methodes die vervolgens gebruikt worden om het te delen met andere partijen.

Documentatie rondom in- en verkoop, orderbevestigingen, verzending, retouren en facturen zijn hiervoor allemaal relevant. Het is daarbij wel een voorwaarde dat alle betrokken partijen het afgesproken standaard format kunnen gebruiken. Maar voor de documentatie zelf bestaan er geen grenzen.

Welke soorten berichten of handelsdocumenten zijn er?

Er bestaat een EDI-formaat voor heel wat handelsdocumenten. De meest gebruikte zijn het aankooporder (ORDERS), de leverbon (DESADV) en de factuur (INVOIC). Het is echter ook mogelijk bv. een voorraadrapport (INVRPT), een verkooprapport (SLSRPT) of betalingsspecificatie (REMADV) te sturen.

De twee verschillende manieren om EDI uit te wisselen:

EANCOM

Deze standaard, die sinds 1990 bestaat wordt wereldwijd in de levensmiddelen en drogisterij, doe-het-zelf, tuin en dier veel gebruikt.
Download hier de internationale EANCOM handleiding

Opgelet: voor de FMCG en Foodservice in België en Luxemburg bestaat er een nationale, sector handleiding voor de Order to Cash-berichtenHarmonized Order to Cash

GS1 XML

XML is een modernere manier om gegevens gestructureerd vast te leggen. In XML-berichten worden niet alleen de kale gegevens, maar ook de betekenissen van die gegevens verstuurd. Gezien de betere leesbaarheid van deze taal, wordt deze standaard vooral gepromoot in sectoren die recenter GS1 EDI gebruiken, zoals de gezondheidszorg.
Download hier de internationale GS1 XML handleiding

 

Hoe kan ik de gegevens uitwisselen met mijn handelspartner?

Informatie kan op verschillende manieren worden uitgewisseld, afhankelijk van de technische mogelijkheden en behoeften van de betrokken partijen:

  1. Gegevens verzenden via e-mail (bijvoorbeeld in een spreadsheet): deze oplossing wordt veel gebruikt voor bedrijven die nog geen EDI hebben.
  2. Bilaterale uitwisseling van berichten tussen handelspartners. Vooral wanneer sommige gegevens veranderen, moet het bericht met de bijgewerkte data opnieuw worden verzonden. Deze oplossing is nuttig voor ervaren gebruikers van GS1 EDI met een beperkt aantal betrokken handelspartners.
  3. Met behulp van GS1 Data Source, waar de handelspartner zijn masterdata kan publiceren en het bedrijf zich kan abonneren om automatisch op de hoogte te worden gesteld van eventuele updates. Deze oplossing is vooral nuttig voor bedrijven met veel handelspartners die betrokken zijn bij de EDI-uitwisseling.

Kan ik de EDI-standaard met mijn handelspartners op maat maken?

In het algemeen adviseren we om waar mogelijk op sectorniveau afspraken te maken over de functionaliteit. Beperk daarom het aantal aanpassingen tot een minimum. Een van de belangrijkste voorwaarden voor een succesvolle implementatie van de EDI is het voldoen aan GS1 standaarden.

Hoe kan ik mijn EDI-bericht valideren voordat ik het naar mijn handelspartner stuur?

De betrouwbaarheid en nauwkeurigheid van de informatie die in elektronische berichten wordt overgebracht is van cruciaal belang voor een succesvolle EDI-implementatie, dus het testen van de correctheid van het bericht is een van de cruciale implementatiestappen.

Maak gebruik van de GS1 testservice. Het gebruik van de online EDI testservice is gratis als u een basispakket EDI afneemt.

Heeft u een andere vraag?

We gebruiken cookies om je een betere gebruikservaring te bieden op deze website. Door te accepteren ga je akkoord met het gebruik van cookies.

Lees meer